GY. I. K.
Tecnikai IT kérdések, jogosultság
Szerver oldalon milyen HW-SW környezetben használható a SeaFleet gépjármű flottanyilvántartó rendszer?
Ha felhő szolgáltatásként veszi igénybe, ezzel nem kell foglalkoznia.
Saját üzemeltetés esetén Linux szerver szükséges.
- Adatbázis: Min. Oracle 11g (64 bit XE) vagy min. MSSQL2012
- Alkalmazás szerver: Glassfish 4.1.2
- Java: JDK 1.8
- + Spago riporting: legalább 2 CPU, 3 GHz , 4 GB RAM és 160 GB hard disk
Kliens oldal:
- Bármilyen böngésző, pl. Internet Explorer 8+, Firefox, stb.
- Ms Office 2007, vagy Open Office, Adobe Acrobat Reader
Van-e lehetőség az adatok kimentésére?
Igen. Elsősorban riportokon keresztül, a minden blokkban rendelkezésre álló „Adatok megtekintése” funkcióban található egy Export CSV.
Hogyan és mennyi idő alatt történhet az üzembe helyezés?
Technikailag felhő alapú használati szándék esetén kvázi azonnal, de a szerződéskötést követő egy-két munkanapon biztosan megkezdhető a rendszer használata. Helyi telepítés esetén tapasztalatunk szerint az igazi korlát az, hogy a megrendelő mikortól tudja biztosítani a megfelelő környezetet. Az üzemszerű használathoz persze meg kell ismerni, adatokkal fel kell tölteni a rendszert, ami már nem – csak – a szállítón múlik.
Korlátozva van-e a rendszerbe belépő felhasználók száma?
Nincs. A rendszert gyakorlatilag korlátlan számú felhasználó használhatja egy időben, sőt egy felhasználó akár több „példányban”, azaz egy gépen több ablakban, vagy egy időben több gépről (pl. egy PC-ről és egy tabletről) is beléphet.
Van-e lehetőség a SeaFleet felhő alapú szolgáltatására?
Igen. A rendszer működhet a vevő saját rendszerén (saját szerver), de lehetőség van a felhő alapú szolgáltatás igénybevételére is. Utóbbi esetben a telepítés, technikai üzemeltetés, vírusvédelem és adatmentés feladataival a vevőnek nem kell foglalkoznia. Ráadásul a „felhőben” mindig a legfrissebb verzió áll rendelkezésre.
Naplózza-e a rendszer a belépett felhasználók tevékenységeit?
Igen. A flottanyilvántartó rendszerben minden esemény naplózásra kerül (ki?, mikor?, mit?, miről?, mire?). A rendszerben fizikai törlés nincs. A logikai törlés is egy eseménynek számít. Így lehetőség nyílik a rendszerben történt bármilyen jellegű beavatkozás visszakeresésére.
Kezeli-e a program az adatok történetiségét?
Igen. Az adatok történetiség kezelése a SeaFleet rendszerben két szálon fut:
Valós idejű (rögzítés időpontja szerinti), illetve a változás dátuma szerinti (manuálisan megadott tetszőleges dátum) szerinti történetiség kezelés.
Van-e lehetőség a flottakezelő program kipróbálására?
Igen. A SeaFleet teszteléséhez egy előre telepített DEMO gépjármű adatbázist is adunk, amit az ügyfél szabadon bővíthet/módosíthat. Mivel a Seafleet flottanyilvántartó rendszer a „felhőből” is működik, csupán egy böngészőre van szüksége rendszerünk kipróbálásához. Mivel a rendszer meglehetősen összetett, a próbaverzió kiadását megelőzően célszerű egy bemutatón áttekinteni a rendszer működését.
Képes-e a SeaFleet rendszer adatkapcsolat kialakítására más rendszerekkel?
Igen. Mindkét irányba van ilyen lehetőség:
Adat IMPORT esetén betölthetők a rendszerbe pl. az üzemanyag forgalmazók (MOL, SHELL, OMV, ENI) számlarészletezőinek részletes adatait gépjárművenként (tankolás, mosás, vásárlás),
A gépjármű típusának nyilvántartási adatait az Eurotax rendszerből, biztosítási adatokat a biztosítók nyilvántartásából, útnyilvántartási adatokat a gépjármű navigációs rendszeréből.…
Adat EXPORT esetén számlafeladás az ERP rendszer számlanyilvántartása felé, nyilvántartási adatok, lekérdezések, riportok továbbítása különböző formátumokban (xls, csv, pdf, stb.).…
Fenti adatkapcsolatok nagyrészt standard módon kiépítettek, de egy ERP (ügyviteli, vagy vállalatirányítási rendszer) esetében szükség lehet egyedi interfészek kialakítására is, amire szintén nyitottak vagyunk.
A jogosultságkezelést hol találom a szoftverben?
A rendszer felhasználói szerepkörökön keresztül kapnak jogot, viszont a – a kérdező által tesztelt – próba verzióban nem engedélyezett a szerepkör karbantartás.
Minden funkcióhoz külön-külön lehet jogot adni, ezen belül pedig állítható, hogy milyen műveletek végezhetők (olvasás, újadat felvétele, módosítás, törlés).
Mi vezérli az egyes felhasználók jogosultsági rendszerét?
A rendszer felhasználói szerepkörökhöz vannak rendelve és a szerepkörtől függően kapnak jogosultságot az egyes funkciók menüpontjaihoz. Pl.: rögzítő – csak adatbevitelt végző felhasználó.
Lekérdező – a rögzített nyilvántartási adtok lekérdezése módosítás nélkül.
Adminisztrátor – korlátlan jogosultság a teljes rendszerhez.
Egy felhasználó több szerepkörhöz is tartozhat. Természetesen menüpont szinten is szabályozható, ki milyen funkciót használhat, láthat.
Egyéb flotta üzemeltetési kérdések
A gumik esetében hogyan történik a futásteljesítmény figyelése?
A gumik fel és leszerelésekor rögzítésre kerül a km óra állás, és a dátum is. Fenti információk alapján lekérdezhető a gumik élettörténete, ezen belül természetesen a futásteljesítmény is.
Felülírhatók-e az Eurotax-ból átvett adatok?
Igen, bár erre viszonylag ritkán van szükség. Ilyen eset például, ha megváltozik a jármű önsúlya valamilyen átalakítás miatt. Általános szabály, hogy a forgalmiban levő adatok az irányadók, amik néha eltérhetnek a gyártó által megadottaktól. Azaz az Eurotax adatok típusra vonatkoznak a konkrét gépjárműre átvett típus adatok pedig a forgalmi szerint aktualizálhatók.
Van-e lehetőség kedvencek menüt létrehozni?
Igen. Minden felhasználó (jogosultságától függően) a rendelkezésére álló menüpontjaiból saját igényei szerinti menüpanelt állíthat össze (Kedvencek menü), ami az oldal tetején mindig elérhető lesz. (pl. a leggyakrabban használt funkciók).
Lehet-e a rendszerben több vállalat adatait egymástól függetlenül kezelni?
Igen. A SeaFleet „Flottanyilvántartó és Menedzselő rendszer” az üzemeltető és esetlegesen további társszerveinek adatait egyaránt kezelni tudja. Ez azt jelenti, hogy a funkciók használatához a rendszerbe bejelentkező felhasználót és vállalatát is azonosítjuk. Alapszabályként kijelenthető, hogy a vállalatok adatai egymástól függetlenek, vagyis alapesetben a belépett felhasználó csak a saját vállalatának adatait láthatja minden vállalatnak saját törzs és szótárállománya van, egy gépjármű egy időben csak egy vállalathoz tartozhat, de a gépjárművek mozgatása (átadás – átvétele) a vállalatok között engedélyezett.
A rendszerben a kulcsfelhasználó az a személy, akinek jogosultsága van bármelyik vállalathoz bejelentkeznie.
Van-e lehetőség megrendelés esetén tömeges adatrögzítésre adatbázis importtal (pl. csv), annak publikus-e a szerkezete?
A gépjármű, személy és partner törzsadatokra létezik ilyen, bár általában mindenki egyedi szerkezet alapján dolgozik. Kérdés, hogy pl. 10 autónál érdemes-e vele foglalkozni? Meglátásunk szerint 50 autó alatt költséghatékonyabb a kézi bevitel, ami eleve biztosítja a konzisztens adatbevitelt.
Adnak-e támogatást a rendszer felparaméterezésére?
A rendszer alapszótárait az üzembe helyezéskor feltöltjük. Ezeket a felhasználónak át kell nézni, saját igényeihez igazítani.
A törzsadatokat (személy, partner stb.) a felhasználónak kell feltöltenie a saját adataival, de ha szükséges, ehhez is nyújtunk segítséget.
Útnyilvántartás készítésére alkalmas-e a szoftver?
Manuálisan is rögzíthető az útnyilvántartás. Amennyiben az adott gépjárműben van GPS alapú járműkövetés, akkor az azzal való összekötés után a dolog automatizálttá válik.
A menetlevél rögzítés funkció kiváltja az autóban tárolandó és vezetendő menetlevelet?
Nem. A papíron vezetett menetlevelek rögzítésére szolgál, aminek a célja a későbbi elemzési lehetőség biztosítása.
Van a szoftverhez felhasználói kézikönyv vagy a súgó ezt teljeskörűen kiváltja?
Igen. A súgó teljes körű online felhasználói kézikönyv, ami nyomtatott formátumban is elérhető.
A gyakorlatban az online súgó (help) használata a célszerű.
Van-e üzemanyag-limit kezelés és elszámolás a rendszerben?
Nincs, kimondottan üzemanyag keretet nem kezelünk, viszont a személyre szabott km keret kezelése időszaki bontásban, elszámolással a rendszer része.
Alkalmas-e a rendszer a dolgozói elszámolások kezelése?
Igen, a rendszerben a magánhasználat, a káresemény, a szabálysértés elszámolása esetleges feladása a pénzügyi rendszer felé megoldott.
Kezeli-e a rendszer a használatban nem lévő autókat (új, még ki nem adott autók, tartalék autó, értékesítendő autók, kárrendezésben lévő autók)?
Igen, erre a gépjármű alapadatok között a gépjármű használat jellege mező állításával van lehetőség és ez – is – történetileg kezelt adat.
Kezelhetők-e a rendszerben gépjárműhöz kötött, vagy gépjárműtől független gépek, készülékek vizsgálati eseményei (előírások, riasztások, vizsgálati történet)?
Igen, a SeaFleet rendszerben megadhatók gépjárműhöz rendelt (emelőgép, aggregátor stb.), vagy gépjárműtől független (targonca stb.) eszközök vizsgálati előírásai (felülvizsgálat, karbantartás, ellenőrzés, egészségügyi vizsgálat, riasztási feltételei.
Alkalmas-e a rendszer a zöld rendszámú gépkocsik specifikus kezelésére?
Igen, ezek megkülönböztetett kezelése nem okoz gondot. A nyilvántartásban ezek a gépjárművek a vizuális megkülönböztetést is támogatva- zöld háttérszínnel jelennek meg (a szín rendszerparaméterben állítható). A zöld rendszámú gépjárműre történt árképzési felületen a flottaszolgáltatási sorok felváltva fehér – zöld háttérszínnel jelennek meg. A zöld rendszámú gépjárműhöz, illetve ajánlathoz készített sablonok is megkülönböztetett desig-nal jelenhetnek meg.
Zöld rendszámra képzett ajánlat esetén a program nem enged:
- regisztrációs adót;
- cégautó adót;
- teljesítmény adót rögzíteni.
Mind a gépjármű-nyilvántartás adataiban, mind pedig az árajánlatok között lehetőség van szűrési feltételekkel csak a zöld rendszámú gépjárművek megjelenítésére.
Van-e lehetőség az adatok kimentésére?
Igen. Elsősorban riportokon keresztül, a minden blokkban rendelkezésre álló „Adatok megtekintése” funkcióban található egy Export CSV.
Átadás-átvételkor megadható-e a km óra állása?
Igen. Erre szükség lehet pl. a „Felelős használó” megváltozásakor, vagy „Kulcsos autó” átadás-átvételekor. Ilyen esetekben egy -a rendszer támogatásával, egy, az adott cégnél szabványosított- átadás-átvételi jegyzőkönyv is keletkezhet, amit a rendszer tölt ki az adott járműhöz tartozó aktuális adatokkal. Az eseményhez -igény szerint- fotók is csatolhatók.
Idegen nyelveken is használható a SeaFleet?
Igen. A program kezelőfelülete jelenleg magyar, angol és francia nyelven érhető el. A mindenkori igények szerint ez természetesen tovább bővíthető.
Van-e lehetőség a gépjármű használati jogosultságok beállítására ( státusz autók, job car, szervezeti egységhez rendelt pool autók, normál pool autók?
Igen, a használati jelleg állítása része a gépjármű alapadatainak, melynek változása történetileg kezelt. Tudható például, hogy egy parkolási bírság esetében az adott jármű éppen kihez volt rendelve.
Weboldalukon „általában” beszélnek a felhő alapú szolgáltatásukról, ennek az anyagi és kényelmi előnyeiről, de a lehetséges szolgáltatási szintekről nem beszélnek. Pl. milyen gyakran történik adatmentés, vagy mitől lenne ez bármennyire biztonságosabb, mint egy helyi üzemeltetés?
Sokszor felvetett kérdést fogalmazott meg, amire nehéz röviden válaszolni.
Ami talán a legfontosabb; jelenleg nagyon sok szinten érhető el felhő szolgáltatás. Vannak cégek, akik „csak” tárhelyet biztosítanak, és vannak, akik komplex alkalmazás szolgáltatást adnak, ami keretében adott szoftver céleszközök folyamatos üzemeltetését vállalják. Ilyeneket szinte mindenki igénybe vesz napi szinten, aki pl. Gmail fiókkal rendelkezik, fotókat tárol (vagy oszt meg) a weben, netán használja a Waze nevű népszerű alkalmazást, …
Hogy van ez a Seafleet esetében?
- Alapesetben – Standard felhő – olyan, nemzetközi háttérrel rendelkező szolgáltatókkal dolgozunk, akik számunkra erőforrás környezetet biztosítanak, ahova telepítjük a Seafleet működtetéséhez szükséges szoftver eszközeinket, illetve ahol tároljuk ügyfeleink rendszer használat során keletkezett adatait, biztosítva ezek vírusvédelmét, rendszeres (pl. napi szintű) mentését.
Emelt szintű ügyfél igények – Egyedi felhő – esetén az adott igényszinthez igazodó szolgáltatókkal dolgozunk. Ha pl. valakinél igény, hogy adatbázis szintű adattitkosítás legyen, és az adatbázis kezelő frissítése akár napi szinten megtörténjen, akkor lehet, hogy az Oracle felhő alkalmas számára, vagy ha az elvárás az automatizált, 3 másodpercesnél nagyobb adatkiesést kizáró adatmentés, akkor lehet, hogy az Azur lesz a jó megoldás. És persze olyan is van, hogy az adott ügyfélnek már más célra igénybe vett, „bejáratott” felhő szolgáltatója. Ilyen pl. a magyar pénzintézetek egy része, akik az Invitech megoldásait preferálják. Ilyenkor -ha csak lehet- alkalmazkodunk.
Vásárlási szempontok
Tele a világ hasonló szoftverrel. Az önöké jobb-e bármiben, mint a konkurenseik megoldásai?
A szoftver vásárlás kicsit hasonlít az autó, vagy TV vásárláshoz. Ha pontosan tudom, mit is akarok, és használati (termelő) eszközként tekintek rá, úgy a racionalitás dönt, azaz a nekem szükséges funkcionalitást milyen mértékben, milyen színvonalon és mennyiért kapom meg. Hogy ezt segítsünk megítélni, a funkcionalitást kitettük a webre az árakkal együtt, a színvonal megítélhetősége érdekében pedig szívesen tartunk bemutatót, illetve biztosítunk próbaverziót. A kérdést nem megkerülve azért pár konkrétumot is felsorolunk:
- a rendszer teljesen vékony klienses, azaz az ön gépére semmit nem kell telepíteni, ha van Internet böngészője;
- a funkciók okos eszközökről is elérhetők (tablet, okostelefon). Természetesen, ezekről nem célszerű a sok adatot tartalmazó felületek használata, de pl. egy havi záró km okos telefonról is gond nélkül bevihető;
- a kezelt adatok köre igen nagy mélységig elvihető. A gyakorlatban szinte csak az Ön igényei jelentenek korlátot;
- a járművek kapcsán teljes életútkövetést biztosítunk;
- jármű követő rendszerekkel összeköthető költségszámlák (üzemanyag, szerviz, …) elektronikusan is átvehetők;
- rendelkezünk Eurotax kapcsolattal;
- a Seafleet többnyelvű (jelenleg a magyaron kívül angol és francia);
- a napi munkát beépített workflow megoldásokkal is segíti, (pl. kulcsos autó igénylési / engedélyezési workflow);
- a járműhasznált közben észlelt hibák összegyűjtését okostelefonos felületen is támogatjuk;
- a rendszerhez használható egy önálló riport készítő eszköz (spagobi), melynek segítségével a – képzet – végfelhasználó is összeállíthat lekérdező, elemző riportokat. A riportok exportálhatók XLS, CSV, PDF, stb. formátumba és tovább elemezhetők (vagy publikálhatók).+
Természetesen egy alap riportkészletet biztosítunk, illetve az egyedi igények szerinti riportokat is készséggel elkészítjük.
A számomra szükségtelen funkciókat is meg kell-e vennem?
A rendszer moduláris, az egyes moduloknak önálló ára van, azaz a kihagyhatatlan alapfunkciók (mint autóban a kerék) kivételével a többi modul esetében van (kell/nem kell) választási lehetőség. Ezt a webes árkalkulátor funkció is támogatja.
A kihagyhatatlan alapfunkciókon túl a rendszer alapvetően 3 fő részből áll:
- gépjármű nyilvántartás (szerviz, szabálysértés, káresemény, autópálya matrica,
- üzemanyag, kártya gumi események, biztosítási adatok, stb.);
- kiegészítő funkciók (magánhasználat, tárolási adatok, bérletek/engedélyek, kulcsos autók, menetlevél kezelés);
- tartós bérlettel kapcsolatos funkciók (ajánlatadás, szerződés nyilvántartás, pénzügyi elszámolás).
Ez utóbbi kimondottan a gépjármű kereskedők számára releváns funkciócsoport.
A Saefleet.hu weboldalon nem tudok 10 autóra árat képezni?
Árképzésünk „csomag alapú”, és a legkisebb csomag 20 autó kezelésére alkalmas. Az árkalkulációt lehetővé tevő web-es funkciónál a darabszám megadásakor csak a csomaghatárok darabszámai választhatók (1-20, 21-35, …)
Mit tartalmaz a honlapon kalkulált ár?
Tudjuk, hogy egy szoftver megvásárlása nem egy hirtelen döntés eredménye. Sok esetben egy termék vagy szolgáltatás árát még vásárlás előtt szeretnénk összevetni az általa hozott haszonnal, vagy hasonló termékek árával, ezt pedig úgy tudjuk megtenni, ha minél pontosabban tudjuk, mennyibe kerül az adott termék.
Hogy megkönnyítsük az érdeklődők döntését, weboldalunkra egy árkalkulátort készítettünk, amely egyszerűen kezelhető és a használni kívánt funkciók, valamint a kezelendő gépjárművek darabszámának a függvényében megmutatja termékünk árát.
Sok esetben – különösen alacsony autó darabszám esetén – nagyon vonzó havidíjért kínáljuk szoftverünket. Jogosan merül fel a kérdés, hogy tényleg csak ennyibe kerül majd Önnek áttérni egy flottakezelő szoftverre, vagy menet közben jönnek majd a nem tervezett pluszok?
A szoftver havi bérlete, valamint a felhő szolgáltatási díja valóban ilyen alacsony. Ez az a díj, amivel hosszú távon Ön számolhat, és amit – részletesebb információk hiányában – mi kalkulálni tudunk.
Kell-e még valamivel számolni?
Ez akkor fog kiderülni, ha átbeszéltük az Ön igényeit, és adunk egy testreszabott, részletes ajánlatot, ami már minden kérdést tisztáz, és minden – az Ön egyedi igényeit is lefedő – költséget tartalmaz. Mik lehetnek ezek?
- A rendszerhez ugyan van egy nagyon részletes használati útmutató, de ez csak a technikai oldalt, azaz a szoftver kezelését és működését tudja tisztázni. Azt, hogy adott szituációban hogyan praktikus használni a szoftvert, illetve célirányosan az Önök cégénél hogyan lehetne hatékony bevezetni a rendszert, arról csak egy személyes konzultáció illetve tanácsadás során tudunk beszélni. Ez nekünk is idő, ezért ez plusz költség lehet adott esetben. Persze volt már, aki e nélkül is boldogult, de ez elég ritka. Egy 20-50 autós flotta esetén általában elég egy alkalom, de nagyobb flotta, ezzel együtt összetettebb használati igények, vagy több szereplős felhasználói kör esetén a 2-3, de akár több alkalom is szükséges lehet. Ezt az ajánlati fázisban felmérjük, az ajánlatban pedig beárazzuk.
- Vannak, akik egyedi igényeket fogalmaznak meg (testreszabást kérnek, saját nyomtatványaikat, dokumentum sablonjaikat akarják a rendszerhez kapcsoltan dinamikusan használni, egyedi riportokat, vagy egyedi fejlesztéseket kérnek, …). Ezeknek sincs akadálya, de mivel élőmunka igénye van, így ára is van.
Összefoglalva
A weben használható árkalkulátor a havonta fizetendő bérleti költségekre ad tájékoztató információt, az egyedi, eseti dolgokat pedig minden esetben részletekbe menően egyeztetni kell. Ajánlat adás után már nem marad nyitott kérdés, amíg nem érkezik valami újabb igény. (Mint pl. autónál az utólag beszerelt GPS-es követő, vagy vonóhorog felszerelése).
Van-e lehetőség a flottakezelő program kipróbálására?
Igen. A SeaFleet teszteléséhez egy előre telepített DEMO gépjármű adatbázist is adunk, amit az ügyfél szabadon bővíthet/módosíthat. Mivel a Seafleet flottanyilvántartó rendszer a „felhőből” is működik, csupán egy böngészőre van szüksége rendszerünk kipróbálásához. Mivel a rendszer meglehetősen összetett, a próbaverzió kiadását megelőzően célszerű egy bemutatón áttekinteni a rendszer működését.
Van-e lehetőség a SeaFleet felhő alapú szolgáltatására?
Igen. A rendszer működhet a vevő saját rendszerén (saját szerver), de lehetőség van a felhő alapú szolgáltatás igénybevételére is. Utóbbi esetben a telepítés, technikai üzemeltetés, vírusvédelem és adatmentés feladataival a vevőnek nem kell foglalkoznia. Ráadásul a „felhőben” mindig a legfrissebb verzió áll rendelkezésre.
Korlátozva van-e a rendszerbe belépő felhasználók száma?
Nincs. A rendszert gyakorlatilag korlátlan számú felhasználó használhatja egy időben, sőt egy felhasználó akár több „példányban”, azaz egy gépen több ablakban, vagy egy időben több gépről (pl. egy PC-ről és egy tabletről) is beléphet.
Miért vennék külön szoftvert, ha Excelben is tudom kezelni azt a 30-50 autót?
Az Excel tényleg mindenre jó, ahogy a drót is. Ha a feladat megoldható vele, kár is másban gondolkodni. Ha viszont fontos, hogy bízhassunk a bevitt adatok sérülésmentességében, vagy abban, hogy mindenki csak azt lássa (és piszkálhassa), amihez joga van, vagy szeretnénk üzemeltetési kimutatásokat, átlátható életútkövetést, esetleg eseményekhez kapcsolható dokumentumcsatolási és riasztási lehetőségeket, akkor jobban járunk egy erre a célra kialakított célszoftverrel. Aztán, ha az Exceltől mégsem akarunk teljesen elszakadni, a SeaFleet riportjaiból bármikor exportálható adatokkal szabadon tovább „varázsolhatunk” kedvence táblázatkezelőnkben.
Idegen nyelveken is használható a SeaFleet?
Igen. A program kezelőfelülete jelenleg magyar, angol és francia nyelven érhető el. A mindenkori igények szerint ez természetesen tovább bővíthető.
Hogyan és mennyi idő alatt történhet az üzembe helyezés?
Technikailag felhő alapú használati szándék esetén kvázi azonnal, de a szerződéskötést követő egy-két munkanapon biztosan megkezdhető a rendszer használata. Helyi telepítés esetén tapasztalatunk szerint az igazi korlát az, hogy a megrendelő mikortól tudja biztosítani a megfelelő környezetet. Az üzemszerű használathoz persze meg kell ismerni, adatokkal fel kell tölteni a rendszert, ami már nem – csak – a szállítón múlik.
Milyen cégméret (vagy autó darabszám) esetén alkalmazható gazdaságosan a Seafleet?
Inkább az autó darabszám a meghatározó szempont, bár korábbi elképzeléseinkkel ellentétben már nem érzünk racionális korlátokat. Legkisebb ügyfelünk csupán 4, a legnagyobb 3000-nél több autót kezel. Műszaki korlát tehát nincs, inkább gazdaságossági szempontok vannak.
20-30 autó fölött már egyértelműen jönnek a rendszer (mint célszoftver) használatának az előnyei, hiszen egyszerűen rend lesz, megszűnnek a pontatlanságok, átláthatóak lesznek a költségek, minden a helyére kerül. A költségek elemezhetősége, átláthatósága mindenképpen kiadáscsökkentést okoz, miközben az élőmunka igény csökken. Nagyobb darabszám (100+) esetén fenti előnyök egyértelműen fokozódnak, ebben a sávban minden az irracionális Excel kupacok ellen szól.
Egy kérdés maradt: néhány (20 alatti) autóra érdemes-e?
Ha csak annyit érünk el, hogy nem felejtünk el autópálya matricát venni, vagy nem a rendőrtől tudjuk meg, hogy lejárt a műszaki, vagy a jogosítvány, már megtérül a ráfordításunk a büntetések megspórolásával. A rendteremtés a nyugalmunkra is pozitívan hat, az meg egy igen kellemes mellékhatás, hogy átlátjuk a költségeinket. Ezekkel a dolgokkal pedig aligha lehet racionálisan foglalkozni alkalmas céleszköz nélkül.
Szerver oldalon milyen HW-SW környezetben használható a SeaFleet gépjármű flottanyilvántartó rendszer?
Ha felhő szolgáltatásként veszi igénybe, ezzel nem kell foglalkoznia.
Saját üzemeltetés esetén Linux szerver szükséges.
Adatbázis: Min. Oracle 11g (64 bit XE) vagy min. MSSQL2012
Alkalmazás szerver: Glassfish 4.1.2
Java: JDK 1.8
+ Spago riporting: legalább 2 CPU, 3 GHz , 4 GB RAM és 160 GB hard disk
Kliens oldal:
Bármilyen böngésző, pl. Internet Explorer 8+, Firefox, stb.
Ms Office 2007, vagy Open Office, Adobe Acrobat Reader
999 Ft / autó áron kínálják a Ginop 3.2.2 keretében a rendszerüket. Nem drágább ez, mint az amúgy hirdetett ár?
Nem, a teljes csomag esetében a listaár 1.109 Ft helyett lett 999Ft / autó / hó.
Akinek a dealeri funkciókra nincs szüksége, természetesen még kedvezőbb díjon, a választott funkcionalitáshoz igazodva 239-724 Ft/hó/autó között bérelheti a licensz használati jogot, ráadásul ebben a (GINOP 3.2.2 azonosítójú) programban automatikusan jár a 10% kedvezmény minden kapcsolódó költségből.
Cégcsoportként dolgozunk, de a csoport autóit u. az a személyzet felügyeli. Jelent-e ez technikai, vagy licenszelési problémát, elég-e egyszer megvennünk a szoftvert?
Elég egy példányt venni és üzemeltetni, a díj a kezelt gépjárművek darabszámától és az igényelt rendszer funkcióktól függ. Az egyes cégek adatait elkülönítve kezeljük.
A saját szerveren való telepítés lehetőségét 35 autóig nem engedi kiválasztani a Seafleet.hu ár kalkulátora. Kérem, javítsák.
Ez nem hiba, hanem egy célszerű korlátozás. A helyi üzemeltetést igazából csak nagyobb (100 fölötti) autó darabszám esetén javasoljuk, mivel az professzionális üzemeltetési hátteret igényel. A felhő alapú használattal az Ügyfél és a szolgáltató dolga is sokkal egyszerűbb.
Dealer / lesaing funckiók
Alkalmas-e a rendszer a zöld rendszámú gépkocsik specifikus kezelésére?
A Seafleetbe nem akarunk sem ERP, sem CRM funkcionalitásokat beépíteni, viszont tisztában vagyunk ezek hasznosságával, ezért interfészeket építünk az ilyen megoldások felé, sőt, képesek vagyunk integrált megoldásként is szállítani ilyet. Vevőinknek általában az általunk is használt Adamo CRM-et javasoljuk. Mind a gépjármű-nyilvántartás adataiban, mind pedig az árajánlatok között lehetőség van szűrési feltételekkel csak a zöld rendszámú gépjárművek megjelenítésére.
Egy gépjármű kereskedő számára szinte létkérdés egy jó CRM rendszer. Az Önök jármű értékesítési megoldása ad-e ilyen szolgáltatást?
Igen. Az Adamo pénzügyi moduljának alkalmazása esetén a folyószámla információk visszacsatolásra kerülnek, így a Seafleet felületen is követhető lesz, hogy az egyes ügyfelek mit, mikor és hogyan egyenlítettek ki. Természetesen más rendszerekkel is építhető interfész.
CarDealer ágon elég fontos az értékesítési folyamat pénzügyi kezelése. Erre van-e megoldásuk?
Igen. A megoldás kialakítása folyamatban van. A Seafleet Adamo moduljának az alkalmazása esetén a folyószámla információk visszacsatolásra kerülnek, így a Seafleet felületen is követhető lesz, hogy az egyes ügyfelek mit, mikor és hogyan egyenlítettek ki.
A rendszerben használt formanyomtatványok módosíthatók-e?
Igen, erre a rendszer rugalmas lehetőséget ad. A felhasználó Microsoft Word segítségével megszerkeszti a SeaFleettel kezelni kívánt saját dokumentumait (ajánlatok, szerződések, jegyzőkönyvek stb.) (.docx formátum). A megszerkesztett dokumentumokból ezután sablonokat készítünk. Dokumentum generálásakor a dokumentumban elhelyezett TAG-ek (pl. {ügyfél neve}) automatikusan kitöltődnek az adatbázisban tárolt adatokkal, majd ebből a program elkészíti a nyomtatványt. (Amely ezután is szerkeszthető marad.)
Egyszerűbben fogalmazva: az adott cégre testreszabott formátum egy Word sablonként előre elkészíthető, a rendszer ebbe illeszti be a mindenkor aktuális adatokat.
A költség számlák rögzíthetők-e a rendszerben, és milyen részletesen?
Igen. Felvehetők a gépjárműhöz kapcsolódó tetszőleges szállítói számlák is. Amennyiben cél a költségeknek a teljes (nagy) mélységekben való elemzése, úgy a számlákat is teljes mélységben kell (célszerű) bevinni, megbontva akár alkatrész és munkaóra szinten egy-egy szerviz, vagy vásárlási (pl. ablaktörlő lapát, fagyálló folyadék stb.) számlát. Amennyiben ez a részletesség nem cél, az adott számla egy tételben is bevihető.
Tartósbérleti ajánlatot forinton kívül lehet más devizában is készíteni?
Igen, az ajánlatkészítés devizaneme tetszőleges lehet és ettől függetlenül a számla devizaneme lehet ettől eltérő is (pl. ajánlat HUF, számla EUR).
A hitel finanszírozását milyen szabály szerint számítja a program?
Mivel a szokásos annuitás esetén a pénzáramok esedékessége a periódus vége, így a szokásos annuitás jelenértékét (finanszírozást) a banki elszámolásnak megfelelően a következő képlet segítségével határozzuk meg:
A számítás segítségével a teljes futamidőre havi bontásban követhetjük végig tőketartozás és a kamat mértékét.
Ajánlatot csak meglévő, konkrét gépjárműre lehet adni?
Nem, az ajánlatadás történhet:
- egy konkrét, rendszámmal ellátott gépjárműre;
- gépjármű típusra, melynek jobb esetben csak a paraméterei ismertek.
Hogy jutunk el az ajánlattételtől a szerződésig?
A folyamat a következő szakaszokból áll:
- az ajánlati verziók elkészítése után az ajánlatkérő kiválasztja a megfelelőt;
- az ajánlatból a program megrendelőt generál, melyet a bérbevevő aláírtan visszaigazol.
A visszaigazolt megrendelés alapján a program elkészíti a szerződést, és a tartósbérleti szolgáltatás a gépjármű átadásával veszi kezdetét.
A bérleti díjak számláza automatikusan történik?
Igen, a számlázási paraméterek megadása után a feltételeknek megfelelő számlák automatikusan generálódnak.
Megoldott-e a szállítói számlák tovább számlázása?
Igen. A berögzített, vagy automatikusan betöltött szállítói számláknál tételesen lehet megadni a tovább számlázás módját (azonnali számlán, bérleti díjjal együtt, vagy nem tovább számlázandó).
Adózás
Útnyilvántartás készítésére alkalmas-e a szoftver?
Manuálisan is rögzíthető az útnyilvántartás. Amennyiben az adott gépjárműben van GPS alapú járműkövetés, akkor az azzal való összekötés után a dolog automatizálttá válik.
Alkalmas-e a rendszer a zöld rendszámú gépkocsik specifikus kezelésére?
Igen, ezek megkülönböztetett kezelése nem okoz gondot. A nyilvántartásban ezek a gépjárművek a vizuális megkülönböztetést is támogatva- zöld háttérszínnel jelennek meg (a szín rendszerparaméterben állítható). A zöld rendszámú gépjárműre történt árképzési felületen a flottaszolgáltatási sorok felváltva fehér – zöld háttérszínnel jelennek meg. A zöld rendszámú gépjárműhöz, illetve ajánlathoz készített sablonok is megkülönböztetett desig-nal jelenhetnek meg.
Zöld rendszámra képzett ajánlat esetén a program nem enged
- regisztrációs adót;
- cégautó adót;
- teljesítmény adót rögzíteni.
Mind a gépjármű-nyilvántartás adataiban, mind pedig az árajánlatok között lehetőség van szűrési feltételekkel csak a zöld rendszámú gépjárművek megjelenítésére.
Szervizelés
Használat során gyakran előjönnek kisebb hibák, amikkel nem feltétlen kell szervizbe szaladni. Ha már ilyen okos ez a rendszer, segít-e nekem, hogy ezeket a következő szervizig ne felejtsem el?
Igen. Egy egyszerű felületen rendszámhoz rendelten –hibajelentésként- rögzíthető minden apró, javítandó hiba leírása, ami aztán mint kinyomtatott lista, vagy átküldött mail a munkafelvevőnél elővehető, így jó eséllyel nem marad ki semmi.
Kezelhetők-e a rendszerben gépjárműhöz kötött, vagy gépjárműtől független gépek, készülékek vizsgálati eseményei (előírások, riasztások, vizsgálati történet)?
Igen, a SeaFleet rendszerben megadhatók gépjárműhöz rendelt (emelőgép, aggregátor stb.), vagy gépjárműtől független (targonca stb.) eszközök vizsgálati előírásai (felülvizsgálat, karbantartás, ellenőrzés, egészségügyi vizsgálat, riasztási feltételei.
A költség számlák rögzíthetők-e a rendszerben, és milyen részletesen?
Igen. Felvehetők a gépjárműhöz kapcsolódó tetszőleges szállítói számlák is. Amennyiben cél a költségeknek a teljes (nagy) mélységekben való elemzése, úgy a számlákat is teljes mélységben kell (célszerű) bevinni, megbontva akár alkatrész és munkaóra szinten egy-egy szerviz, vagy vásárlási (pl. ablaktörlő lapát, fagyálló folyadék, …) számlát. Amennyiben ez a részletesség nem cél, az adott számla egy tételben is bevihető.
Pénzügyi elszámolások
Alkalmas-e a rendszer a költségelszámolások, dolgozói elszámolások kezelése?
Igen, a rendszerben a magánhasználat, a káresemény, a szabálysértés elszámolása esetleges feladása a pénzügyi rendszer felé megoldott.
A költség számlák rögzíthetők-e a rendszerben, és milyen részletesen?
Igen. Felvehetők a gépjárműhöz kapcsolódó tetszőleges szállítói számlák is. Amennyiben cél a költségeknek a teljes (nagy) mélységekben való elemzése, úgy a számlákat is teljes mélységben kell (célszerű) bevinni, megbontva akár alkatrész és munkaóra szinten egy-egy szerviz, vagy vásárlási (pl. ablaktörlő lapát, fagyálló folyadék, …) számlát. Amennyiben ez a részletesség nem cél, az adott számla egy tételben is bevihető.
Megoldott-e a szállítói számlák továbbszámlázása?
Igen. A berögzített, vagy automatikusan betöltött szállítói számláknál tételesen lehet megadni a továbbszámlázás módját (azonnali számlán, bérleti díjjal együtt, vagy nem továbbszámlázandó).
Kulcsos autó
Átadás-átvételkor megadható-e a km óra állása?
Igen. Erre szükség lehet pl. a „Felelős használó” megváltozásakor, vagy „Kulcsos autó” átadás-átvételekor. Ilyen esetekben egy -a rendszer támogatásával, egy, az adott cégnél szabványosított- átadás-átvételi jegyzőkönyv is keletkezhet, amit a rendszer tölt ki az adott járműhöz tartozó aktuális adatokkal. Az eseményhez -igény szerint- fotók is csatolhatók.
Jármű követés (GPS)
Útnyilvántartás készítésére alkalmas-e a szoftver?
Manuálisan is rögzíthető az útnyilvántartás. Amennyiben az adott gépjárműben van GPS alapú járműkövetés, akkor az azzal való összekötés után a dolog automatizálttá válik.
A menetlevél rögzítés funkció kiváltja az autóban tárolandó és vezetendő menetlevelet?
Nem. A papíron vezetett menetlevelek rögzítésére szolgál, aminek a célja a későbbi elemzési lehetőség biztosítása.
A költség számlák rögzíthetők-e a rendszerben, és milyen részletesen?
Igen. Felvehetők a gépjárműhöz kapcsolódó tetszőleges szállítói számlák is. Amennyiben cél a költségeknek a teljes (nagy) mélységekben való elemzése, úgy a számlákat is teljes mélységben kell (célszerű) bevinni, megbontva akár alkatrész és munkaóra szinten egy-egy szerviz, vagy vásárlási (pl. ablaktörlő lapát, fagyálló folyadék, …) számlát. Amennyiben ez a részletesség nem cél, az adott számla egy tételben is bevihető.
Helyenként írnak járműkövetéssel kapcsolatos szolgáltatásokról, másutt meg leszögezik, nem foglalkoznak GPS alapú járműkövetéssel. Nincs itt ellentmondás?
Szerencsére, csak látszólag, hiszen a sok kiváló fedélzeti eszköz szállítóval való versenyzés helyett inkább a velük való együttműködést választottuk, azaz „csak” átvesszük, és tovább feldolgozzuk az általuk szolgáltatott információkat. Jelenleg is több hazai és nemzetközi cég megoldásaival vagyunk képesek együttműködni.
Minden járműkövető rendszerrel van kiépített interfészük?
:) Természetesen nincs, de ezek száma folyamatosan gyarapszik, Jó példaként említhetjük a sok országban jelen lévő Webeye-t, vagy a szintén nemzetközileg is jegyzett Levelt, de a teljesen magyar eszközbázison működő i-Data is a legkorábban illesztett rendszerek közt van.
Riasztások, üzenetek
Küldhető-e értesítés egyszerre több személynek, partnernek?
Igen. Egy példán bemutatva:
Tegyük fel, a beállított szabály a következő: 12 hónap múlva, vagy 30 ezer km megtétele után kötelező szerviz esedékes. Szándékunk (beállításunk) szerint kaphat riasztást az esemény bekövetkeztekor érvényes felelős használó, a flotta menedzser és menedzser autó esetén „mondjuk” a felelős használó asszisztense. Szóval; teljes a szabadság, az e-mail küldési szabály a felhasználó állítja össze riasztási eseményenként.
Figyelmeztet-e a rendszer a kritikus események határidejének bekövetkezésére?
Igen. Felhasználói jogosultságtól függően, a rendszerbe történő bejelentkezés után a nyitó képernyőn megjelennek
- a felhasználói gépjármű tevékenységi eseményei (ToDo lista), riasztások,
- kulcsfelhasználói jogosultság esetén a teljes gépjármű állomány riasztási eseményei gépjárművenként.
A rendszer által küldött figyelmeztetéseken túl ki-ki saját magának is vehet fel kiegészítő feladatlistát.
Hogy juthatnak el hozzám a riasztások?
A ToDo listán túl (amit csak akkor lát a felhasználó, ha belépett), a lehetőségek a következők:
- E-mail üzenetben Egy adott esemény bekövetkezésekor, vagy várható bekövetkezésére való figyelem felhívás céljából a rendszert használók meghatározott köre e-mail értesítést kap. Az értesítendő személyek körét mindig az adott funkció határozza meg.
- SMS küldéssel Adott esemény bekövetkezésére való figyelemfelhívás céljából a rendszert használók meghatározott köre SMS üzenetet kap.
- Rendszerüzenet Ebben az esetben a megcélzott felhasználó a programba történő belépéskor értesül az esemény bekövetkezéséről.
Lehet-e riasztási eseményeket generálni funkcióktól függetlenül?
Igen, a programban rögzíthetők gépjárműhöz kapcsolódó (kötelező szerviz időpont kérés, téli gumiabroncs rendelés stb.), vagy gépjárműtől független (gépjárművezető privát eseményei stb.) emlékeztetők. Ezekre emlékeztetőnként adható meg riasztási időpont, illetve riasztási esemény (igen/nem)
Dokumentumok kezelése
Kapcsolhatók-e az egyes funkciókhoz dokumentumok?
Igen. Szinte minden egyes funkciónál biztosítunk dokumentum csatolási lehetőséget. Ezek számát és kiterjesztését nem korlátozzuk. A csatolmányok nem linkként kapcsolódnak a rendszerhez, hanem magában az adatbázisban tárolódnak. Tipikus példa a beszkennelt törzskönyv, forgalmi engedély, adásvételi szerződés, biztosítási kötvény, vagy egy átadás-átvétel során, vagy egy baleset esetén készített fényképsorozat, de akár egy „rejtélyes zörej” szerviz számára készített hangfelvétele is csatolható.
Van a szoftverhez felhasználói kézikönyv vagy a súgó ezt teljeskörűen kiváltja?
Igen. A súgó teljes körű online felhasználói kézikönyv, ami nyomtatott formátumban is elérhető. A gyakorlatban az online súgó (help) használata a célszerű.
A rendszerben használt formanyomtatványok módosíthatók-e?
Igen, erre a rendszer rugalmas lehetőséget ad. A felhasználó Microsoft Word segítségével megszerkeszti a SeaFleettel kezelni kívánt saját dokumentumait (ajánlatok, szerződések, jegyzőkönyvek stb.) (.docx formátum).
A megszerkesztett dokumentumokból ezután sablonokat készítünk.
Dokumentum generálásakor a dokumentumban elhelyezett TAG-ek (pl. {ügyfél neve}) automatikusan kitöltődnek az adatbázisban tárolt adatokkal, majd ebből a program elkészíti a nyomtatványt. (Amely ezután is szerkeszthető marad.)
Egyszerűbben fogalmazva: az adott cégre testreszabott formátum egy Word sablonként előre elkészíthető, a rendszer ebbe illeszti be a mindenkor aktuális adatokat.
Kimutatások, lekérdezések
Van-e lehetőség az adatok kimentésére?
Igen. Elsősorban riportokon keresztül, a minden blokkban rendelkezésre álló „Adatok megtekintése” funkcióban található egy Export CSV.
A gumik esetében hogyan történik a futásteljesítmény figyelése?
A gumik fel és leszerelésekor rögzítésre kerül a km óra állás, és a dátum is. Fenti információk alapján lekérdezhető a gumik élettörténete, ezen belül természetesen a futásteljesítmény is.
Van-e üzemanyag-limit kezelés és elszámolás a rendszerben?
Nincs, kimondottan üzemanyag keretet nem kezelünk, viszont a személyre szabott km keret kezelése időszaki bontásban, elszámolással a rendszer része.
Alkalmas-e a rendszer a dolgozói elszámolások kezelése?
Igen, a rendszerben a magánhasználat, a káresemény, a szabálysértés elszámolása esetleges feladása a pénzügyi rendszer felé megoldott.
Hogyan biztosítja a rendszer a berögzített adatok lekérdezhetőségét?
Egyrészt minden funkció -a karbantartó (adatrögzítő) felület mellett- elkülönült lehetőséget biztosít az adatok lekérdezésére, megjelenítésére módosítási lehetőség nélkül.
Másrészt a rendszerhez használható egy önálló riport készítő eszköz (spagobi), melynek segítségével akár a –képzett!- végfelhasználó is összeállíthat lekérdező, elemző riportokat. A riportok exportálhatók XLS, CSV, PDF, stb, formátumba és tovább elemezhetők (vagy publikálhatók). Természetesen egy alap riportkészletet biztosítunk, illetve az egyedi igények szerinti riportokat is készséggel elkészítjük.
A jármű életútból ki tud-e a program valamit számolni? Ad-e a jármű százalékos értékére információt? Meg tudjuk-e állapítani, mennyit költöttünk egy járműre?
Igen. Az életút adatokat egyrészt a mindenkori események pontos visszakövethetősége érdekében tároljuk, másrészt ezekre az adatokra alapozottak az időszakokhoz kötött, vagy időszak független költség kimutatások, amik kérhetők járműre, vagy járművek (pl. szervezeti egységenkénti) csoportjaira, összesítve, vagy költség típus szerinti bontás szerint, táblázatos, és/vagy grafikus megjelenítéssel.
A jármű futásteljesítmény szerinti százalékos értékváltozására jelenleg nincs kimutatásunk, de terveink közt szerepel az Eurotax-tól való átvételi lehetőség biztosítása.
Kezelnek-e fogyasztási normákat, illetve ezekhez igazodó fogyasztás kiértékelést tud-e a rendszer?
A fogyasztási információk kiértékelésekor tudunk kezelni korrekciós tényezőket. A helyszín szerinti kiértékelés persze csak akkor lesz pontos, ha járműkövető rendszertől átvehető (vagy kézzel berögzített) km-hez kötött helyszín információink vannak.
Okostelefonos lehetőségek
Van-e lehetőség mobil eszközök alkalmazására a SeaFleet rendszer használata során?
Igen, platform függetlenül. Alapcélunk volt, hogy az alkalmazás mobil eszközökkel is elérhető legyen. A menü struktúrát és a karbantartó felületeket ennek megfelelően alakítottuk ki. Néhány funkció használata esetén kimondottan előnyös a mobil eszközök használata, úgymint káresemény rögzítése, vagy gépjármű átadás – átvétel, ahol pl. az eljárás során készített fénykép-, vagy filmfelvételek azonnal csatolhatók az eseményhez. Tipikus okos telefonos funkció pl. a hó végi (vagy aktuális) km óra állás bevitele.
Kapcsolódás más rendszerekhez
Képes-e a SeaFleet rendszer adatkapcsolat kialakítására más rendszerekkel?
Igen. Mindkét irányba van ilyen lehetőség:
- Adat IMPORT esetén betölthetők a rendszerbe pl.
- az üzemanyag forgalmazók (MOL, SHELL, OMV, ENI) számlarészletezőinek részletes adatait gépjárművenként (tankolás, mosás, vásárlás),
- a gépjármű típusának nyilvántartási adatait az Eurotax rendszerből,
- biztosítási adatokat a biztosítók nyilvántartásából,
- útnyilvántartási adatokat a gépjármű navigációs rendszeréből.
- …
- Adat EXPORT esetén
- számlafeladás az ERP rendszer számlanyilvántartása felé,
- nyilvántartási adatok, lekérdezések, riportok továbbítása különböző formátumokban (xls, csv, pdf, stb.).
- …
Fenti adatkapcsolatok nagyrészt standard módon kiépítettek, de egy ERP (ügyviteli, vagy vállalatirányítási rendszer) esetében szükség lehet egyedi interfészek kialakítására is, amire szintén nyitottak vagyunk.
A költség számlák rögzíthetők-e a rendszerben, és milyen részletesen?
Igen. Felvehetők a gépjárműhöz kapcsolódó tetszőleges szállítói számlák is. Amennyiben cél a költségeknek a teljes (nagy) mélységekben való elemzése, úgy a számlákat is teljes mélységben kell (célszerű) bevinni, megbontva akár alkatrész és munkaóra szinten egy-egy szerviz, vagy vásárlási (pl. ablaktörlő lapát, fagyálló folyadék, …) számlát. Amennyiben ez a részletesség nem cél, az adott számla egy tételben is bevihető.
Minden járműkövető rendszerrel van kiépített interfészük?
:) Természetesen nincs, de ezek száma folyamatosan gyarapszik, Jó példaként említhetjük a sok országban jelen lévő Webeye-t, vagy a szintén nemzetközileg is jegyzett Levelt, de a teljesen magyar eszközbázison működő i-Data is a legkorábban illesztett rendszerek közt van.