FUNKCIÓK

Alap és azonosító adatok nyilvántartása

A gépjármű nyilvántartásban szereplő, a gépjárművet jellemző adatok (rendszám, alvázszám, motorszám, gyártási év, forgalomba helyezés éve, stb.) rögzítését szolgáló karbantartó és lekérdező felület biztosítása.

Műszaki adatok nyilvántartása (eurotax támogatás)

 

A gépjármű típusához rendelt standard gépjármű műszaki adatok (teljesítmény, saját tömeg, együttes tömeg, hengerűrtartalom, motor üzemmód, stb.) karbantartó felületen manuálisan, rögzíthetők.

A manuális rögzítés mellett a program lehetőséget biztosít a műszaki adatok, felszereltségek automatikus átvételére az Eurotax adatbázisából. Az adatátvétel eurotax kódon keresztül, vagy szűrési feltételek megadásával kiválasztással történik.

Alap és extra felszereltség nyilvántartása (eurotax támogatással)

 

A felszereltségi adatok kétféle módon kerülhetnek a rendszerbe:

• Eurotax kapcsolat kiépítésével, adatátvétel, vagy
• Manuális rögzítéssel

Alap felszereltség típushoz rendelt jellemző adat. Az azonos típusú gépjárműveken az alap felszereltség is megegyezik. Ezek szűkítésére, illetve bővítésére nincs lehetőség (gépjármű gyári tartozékok). Extra felszereltségként a gépjárműhöz választható lehetséges elemek listáját tartalmazza az állomány. Ezen lehetséges elemek felsorolásával (megjelenítésével) karbantartó felületet biztosítunk arra, hogy a rögzítő kijelölje (checkbox pipa) azokat a tételeket amelyeket ténylegesen hozzá kíván rendelni a kiválasztott gépjárműhöz (rendszámhoz).

Tartozékok nyilvántartása

 

A tartozékok törzsadat táblába rögzített és megjelenített elemek a seafleet adatbázisban.

A tartozékként rögzített elemek a mennyiség megadásával, a gépjármű karbantartó felületen hozzárendelhetők a kiválasztott gépjárműhöz.

Mentődoboz kellékek nyilvántartása

 

Karbantartó felületet biztosítunk a mentődoboz tartalmi elemeinek (megnevezés, mennyiség) és az elemek érvényességi idejüknek nyilvántartására. A jogszabályban előírt mentődoboz tartalmi elemeket törzsadatként tartjuk nyilván, melyek tetszőlegesen bővíthetők az előírásoknak megfelelően. A mentődoboz kellékeket akár egyenként (egyedi lejárati idővel), vagy akár egy adagban a teljes kelléklistát is a gépjárműhöz lehet rendelni (ebben az esetben az összes elem lejárati ideje ugyanaz lesz, de ez természetesen módosítható).

Dokumentum csatolási lehetőség

 

A funkció lehetőséget biztosít arra, hogy a kezelő személy a gépjárművekhez tetszőleges számú és típusú elektronikus dokumentumokat tudjon csatolni (pl.: Forgalmi engedély, Törzskönyv, Fénykép, stb). A csatolt dokumentumok nem linkként kapcsolódnak, hanem a SeaFleet adatbázisban kerülnek tárolásra, mely bármikor hozzáférhető, megtekinthető, listázható.

Műszaki vizsga nyilvántartás

 

A gépjármű műszaki vizsgáinak idősoros kezelése. A műszaki vizsga idejének, a km óra állásának és a következő műszaki vizsga idejének megadása.

Riasztás a műszaki érvényességének lejáratára (következő műszaki vizsga esedékessége).

Garanciák, jótállások kezelése gépjárműre ill. alkatrészre

 

A gépjárműre adott jótállások, garanciák nyilvántartása típus szerint időpontra, vagy km-re. Az indulóban adott garanciák a futás során tovább bővíthetők a meghosszabbításokkal, vagy a menetközben cserélt alkatrészekre vonatkozó garanciákkal.

Vizsgálatok előírásának támogatása riasztási lehetőséggel

 

A gépjárműhöz rendelt, illetve a gépjárműtől független gépek (pl. emelőgép, tűzoltó készülék, aggregátor, targonca stb.) és készülékek (porral oltó, habbal oltó, széndioxiddal oltó, stb.) vizsgálati adatainak (karbantartás, ellenőrzés, fővizsgálat, biztonsági felülvizsgálat, szerkezeti felülvizsgálat stb.) nyilvántartása, időrendi kezelése. A jogszabályban meghatározott ellenőrzések, karbantartások, esedékességéről rendszerparaméterben beállított időtartammal korábban riasztást küldünk az email küldési szabályok szerint megadott címekre.

Hibabejelentés

 

A program folyamatosan gyűjti a gépjárművezetőktől rendszámonként érkező, gépjárművel kapcsolatos hibajelentéseket. A bejelentés megjelöli a hiba típusát, megadja a hibajelenség részletes leírását és a gépjárművezető szerinti hiba besorolást (fokozatot) is. A bejelentett hiba nem jelent minden esetben azonnali szervizelést. Ennek tényét a műszaki szakember dönti el, illetve hagyja jóvá a bejelentett hibákat.

Hiba jóváhagyása

 

A hibajelentéseket alapesetben a szervezeti vezető, vagy a szervezeti hierarchiában megjelölt felettes vezető minősíti, jóváhagyja, illetve átértékeli gépjárművezető besorolását (fő hiba, apró hiba stb.) és állítja a hiba státuszát. A hibák fokozatától, illetve számától függően ő rendeli el a gépjármű szervizbe vitelét is. Ő jelöli ki azokat a hibabejelentéseket, melyekhez tartozó javításokat a gépjárművön el kell végezni.  hibabejelentést vissza is utasíthatja, vagy elhalaszthatja, ekkor magyarázó szöveget írhat a bejelentő számára.

A szervizbe vitelre kijelölt hibajelentések rákerülnek a program által generált munkalapra is.

Munkalap generálás

 

A program lehetőséget biztosít arra, hogy az elvégzendő feladatokról saját szerviz esetén munkalapot, külső szerviz esetén megrendelőt generáljon, a felhasználó által megadott sablon alapján.

A generált dokumentumok a felhasználó által összeállított docx (template) állományok alapján történik az adatbázisban található elemek kiegészítésével (TAG).

Bejelentések kezelése

 

A gépjármű felelős használója külső felületről ún. ügyfélablakról is tehet gépjárműhöz kapcsolódó bejelentéseket (pl. kötelező szervizre kér időpontot). Ezek a bejelentések is bekerülnek a SeaFleet adatbázisba és egy belső felhasználó (pl. flottakezelő, vagy szervezeti vezető) bírálja el. A bírálat eredményét a bejelentő is látja.

Az ügyfélablak egy önálló program szűkített SeaFleet funkcionalitással.

A bejelentéshez dokumentum is csatolható.

Szerviz események támogatása

 

A funkcióban nyilvántartott események három területet érintenek:

• Kötelező szerviz
• Opcionális szerviz
• Egyéb
  • Káresemény miatti szerviz
  • Eseti szerviz

A kötelező szervizhez kötelező szerviz elemek rögzíthetők a típus megadásával. A rögzítés során meg kell adni hogy a következő kötelező szerviz eseményre (km vagy dátum alapján) mikor kerül sor. A program ezen adatok figyelembe vételével küld riasztást a rendszerparaméterben megadott nappal vagy km-el előtte.

A riasztás csak az előbb bekövetkező eseményre történik.

Amennyiben a kötelező szerviz mellett opcionális jellegű javításokat is végeznek, akkor ennek rögzítése hasonló módon történik mint a kötelező szerviz esetén.

A káresemény és az egyéb szerviz eseményekhez részletes javítási elemek kapcsolhatók.

Gumi események támogatása

 

A funkció egyrészt a gumik jellemző törzsadatainak (gyártmány, típus, méret, futásteljesítmény, profil mélység, DOT szám nyilvántartását, másrészt a gumik gépjárműhöz való hozzárendelését (le- és felszerelés), felszabadítását, selejtezését, illetve foglalását végzi.

A nyilvántartásban a méret (205/65 R16 88H) mező a gumi legfontosabb azonosítója, ezek alapján történik a későbbiek során a keresések és a lekérdezések.

A gumi státuszán keresztül vezéreljük az eseményeket (pl. gépjárművön levő nyári gumik leszerelése, illetve téli gumik felszerelése gépjárműre), vagy (pl. gumi selejtezés, értékesített gépjármű maradék gumijának szabadon felhasználhatóvá tétele).

Dokumentum csatolási lehetőség

 

A funkció lehetőséget biztosít arra, hogy a kezelő személy a gépjárművekhez tetszőleges számú és típusú elektronikus dokumentumokat tudjon csatolni (pl.: Forgalmi engedély, Törzskönyv, Fénykép, stb). A csatolt dokumentumok nem linkként kapcsolódnak, hanem a SeaFleet adatbázisban kerülnek tárolásra, mely bármikor hozzáférhető, megtekinthető, listázható.

Szabálysértések, közigazgatási bírságok nyilvántartása

 

Káresemény nyilvántartás

 

A káreseménnyel (gépjárművezető, káresemény időpontja, helyszíne, oka, leírása, stb.), baleseti eseménnyel (rendőri intézkedés, eljáró rendőrkapitányság, személyi sérülés,stb.), kár helyreállítással (javító megnevezése), kárfelvétellel (időpont, kár oka, károkozó), kárelszámolással (elszámolás módja, biztosító társaságok, térítésre kötelezett) kapcsolatos adatok nyilvántartása.

A káreseménnyel kapcsolatos dokumentumok (kárbejelentő, baleseti bejelentő, kárfelvételi jkv. biztosítói elszámolás, rendőrségi határozat, pótkárfelvételi jkv.) csatolási lehetőségének biztosítása a káreseményhez.

Káresemény összevetése a szervizeseménnyel. Figyelmeztetés, ha a káreseményhez nem tartozik káreseti szervizesemény.

Káresemény elszámolás

 

A program felületet biztosít a kárelszámolás és a hozzá kapcsolódó adatok rögzítésére

• javítási adatok (javító szerviz, számla értéke),
• biztosítási adatok (önrész, káridőponti érték),
• biztosítói adatok (roncsérték, avulás, szállítási költség),
• számolt adatok (biztosító által nem térített kár, térülési alap, biztosító térítése).

A káresemény nyilvántartási és elszámolási adatai mellett, a program felületet biztosít a kártérítésre kötelezett dolgozótól levonással kapcsolatos adatok (térítésre kötelezett, levonandó összeg, részletfizetés, nyilatkozat tétel) nyilvántartására is.

A biztosító által időszakonként küldött ún. kárstatisztikát, melyben megadja lezárt és ún. nyitott (le nem zárt) biztosítási káreseményeket és azok pénzügyi adatait, a program feldolgozza. A nyitott káreseményekre az általa becsült tartalék összeget adja meg.

A program a kárstatisztikai adatokat összeveti a rendszerben nyilvántartott adatokkal, az eltérő tételeket listázza, az eltérések feltüntetésével.

Kárhányad számítása mind a rendszerben nyilvántartott adatok alapján, mind pedig a biztosító által kárstatisztikaként küldött állománnyal.

Dokumentum csatolási lehetőség

 

A funkció lehetőséget biztosít arra, hogy a kezelő személy a gépjárművekhez tetszőleges számú és típusú elektronikus dokumentumokat tudjon csatolni (pl.: Forgalmi engedély, Törzskönyv, Fénykép, stb). A csatolt dokumentumok nem linkként kapcsolódnak, hanem a SeaFleet adatbázisban kerülnek tárolásra, mely bármikor hozzáférhető, megtekinthető, listázható.

toDo lista

 

A belépett felhasználó a nyitóképernyőn feladat (esemény) listát kap a rendszerparaméterben megadott nappal a gépjármű események bekövetkezte előtt (műszaki vizsga lejárat, kötelező szerviz esemény, autópálya matrica lejárat) ahol ő a gépjármű felelős használója.

A kulcsfelhasználó minden gépjármű, minden eseményét látja.

A lejárt és nem intézett, vagy nem rögzített események a feladatlistán pirossal jelennek meg.

Autópálya matrica adatok nyilvántartása

 

A gépjárműhöz rendelt autópálya matrica adatok (érvényesség kezdete, vége, kategória (D1, D2, D3, D4), típus (havi, megyei, éves), stb.) nyilvántartása a karbantartó felületen, manuális rögzítéssel.

A program lekezeli az autópálya matrica egyik gépjárműről másik gépjárműre való áthelyezését is.

A gépjárműhöz rendelt, érvényes autópálya matrica lejáratára való figyelmeztetés rendszerparaméterben meghatározott nappal megelőzően történik.

Riasztás autópálya matrica lejáratára.

Üzemanyagkártya nyilvántartása

 

Az üzemanyag forgalmazókkal kötött szerződés szerinti kártya rendeléshez, kártya használathoz és kártya letiltáshoz szükséges adatok (kártyaszám, kártya típus, havi vásárlási limit, területi hatály, termékkód, érvényesség kezdete, vége, tiltás oka, stb.) nyilvántartásához karbantartó felületet biztosítunk.

A gépjárműhöz rendelt, érvényes üzemanyagkártya lejáratára való figyelmeztetés rendszerparaméterben meghatározott nappal megelőzően történik.

Riasztás a kártya lejáratáról.

Biztosítások nyilvántartása

 

A gépjárműhöz kapcsolódó biztosítási események nyilvántartása, biztosítási típusonként (CASCO, KGFB, GAP) érvényességi idővel (biztosítás kezdete, vége), állományváltozással (bekerülés, kikerülés), illetve főbb jellemző adatokkal (biztosító társaság, kötvényszám, stb.) együtt.

A gépjárműhöz felvett biztosítások díjainak (éves, havi, bekerüléskori törthavi, kikerüléskori törthavi) típusonkénti rögzítése. Rögzítésre kerül a biztosítási okmányok (KGFB fedezetigazolás, nemzetközi zöldkártya) bérlő részére történő átadásának időpontja is.

A CASCO biztosítási díjhoz tartozhat nemzetközi kiterjesztés (ország, különdíj, érvényesség) is, mely szintén része a nyilvántartásnak.

Adószámítás

 

A program a törvényi előírásoknak megfelelően elvégzi a gépjárműhöz kapcsolódó adónemek (cégautó adó, teljesítmény adó) számítását, vagy a teljes adóévre vonatkozóan minden gépjárműre, vagy csak egy kiválasztott rendszámra vonatkozóan.

A számítás figyelembe veszi az adható kedvezményeket, illetve levonásokat is.

A feltöltött adótáblák alapján

• a megadott évre kiszámítja a teljes gépjármű parkra az évi adófizetési kötelezettségeket és ezeket egymás mellé téve havi adókötelezettségi kimutatást készít.
• az ajánlatkészítés során s program kiszámolja a gépjárműre az adó mértékét és megjeleníti a bérleti díj elemeként.

Emlékeztető

 

A program felületet biztosít gépjárműhöz kapcsolódó, vagy attól független események rögzítésére (pl. téli gumik beszerzése szeptember 30-ig, Valentin nap, stb.) felhasználónként.

Ha az esemény rögzítése során a végrehajtó személynek más valakit jelölök meg, akkor az emlékeztető a végrehajtó ToDo listáján is megjelenik (feladat kiosztási lehetőség).

Az eseményekhez is lehet riasztási lehetőséget és napot rendelni. Amennyiben tartozik hozzá riasztás az esemény ugyanúgy viselkedik mint a többi funkcióhoz rendelt riasztás (megjelenik a ToDo listán, email, SMS küldhető).

Az emlékeztetőhöz dokumentum is csatolható.

Hatósági ügyintézési folyamat támogatása

 

A felhasználó által összeállítható okmányok rugalmasan bővíthető lehetőséggel (DADA).

A hatósági ügyintézés ezen okmányok adatainak (ügyintézés oka (törzskönyvcsere, forgalmi engedély csere, tulajdonos átvezetés, motorszám csere, stb.), kezdeményezés dátuma, ügyintézés dátuma, érvényesség kezdete, stb.) nyilvántartása, s ennek következtében a jármű okmányok, forgalmi rendszám cseréjéhez, stb. kapcsolódó adatváltozások miatt a törzsadatok aktualizálása az előzmények megőrzése mellett.

Kapcsolódó ügyintézésre pl. rendszám csere esetén új üzemanyagkártya rendelés, stb. figyelem felhívás.

Az ügyintézéshez tartozó adatokban történt változások történetiségét kezeljük.

Igény rögzítés kulcsos gépjármű használatára

 

A kulcsos gépjárművek nyilvántartása a flottanyilvántartó funkciókkal történik, a gépjármű használati jellege kódolja, hogy kulcsos jármű.

A kulcsos gépjárműre igényt lehet benyújtani, vagyis a le lehet foglalni. Az igénylést csak a megadott időszakban szabad (nem foglalt) gépjárműre lehet tenni.

Igény rögzíthető a belépett felhasználó nevére, de más névre is.

Az igények, a kiadott gépjárművek és a gépjárművel kapcsolatos egyéb események (szerviz, használaton kívül) naptárba kerülnek bejegyzésre különböző színekkel.

Amennyiben az igényt rögzítő személy nem jogosult a gépjármű kiosztására, akkor ezt egy arra felhatalmazott személy (POOL felhasználó) teheti meg.

Az igényeket le is lehet mondani, ebben az esetben a gépjármű foglaltsága megszűnik, felszabadul, és új igényt lehet rá rögzíteni.

A POOL felhasználónak teljes jogosultsága van az igények és a gépjárművek kezelésére is.

Kulcsos autók kezelése engedélyezési folyamattal

 

Amennyiben a beérkezett igények elbírálását egy nevesített POOL felhasználó végzi, akkor ebben az esetben csak ő rendelhet az igényekhez szabad gépjárművet, illetve ő dönti el, hogy azonos időpontra leadott igény esetén ki viheti el a gépjárművet.

Az igényeket le is mondhatja, ebben az esetben a gépjármű foglaltsága megszűnik, felszabadul, és új igényt lehet rá rögzíteni.

Kulcsos gépjárművet a használati jellégének állításával ki lehet venni az igénylési rendszerből, de az elfoglalt státuszának (javítás alatt, használaton kívül) állításával átmenetileg foglalttá (nem igényelhetővé) is lehet tenni.

Kulcsos gépjárműre igényen kívüli események rögzítése

 

A kulcsos gépjárművekre lehet rögzíteni használattól független, vagy nem kulcsos jellegű használatokat is. Ezek az események kizárják a kulcsod használatra vonatkozó igények felvételét. Ilyen esemény lehet pl. műszaki vizsga, kötelező szerviz, tartós használatra kiadva, stb.

Ezek az események ugyanúgy megjelennek a gépjármű foglaltsági tábláján, mint az igénylések.

Kulcsos gépjárművek foglaltsági mátrix

 

A kulcsos használatra kijelölt gépjárművek foglaltsági táblázata kétféle módon jelenhet meg:

• Lista formátumban felsorolva a teljes állomány néhány jellemző adattal. Itt a kiválasztott gépjárműre kattintva, a program megjeleníti az adott gépjármű havi foglaltsági adatait (lapozás előre – hátra).
• A teljes állomány mellett megjeleníti a program minden gépjárműre a heti foglaltsági adatait. Így egy táblázatban lehet látni a teljes állomány foglaltságát (lapozás előre – hátra).

Gépjármű átadás - átvétel dokumentálása

 

A gépjárművek nyilvántartásba vétele, illetve a nyilvántartásban történő változások jelentős része átadás – átvétellel történik. Ez lehet:

• Új gépjárművek átadása használatra
• Használt gépjárművek átadás – átvétele

Az átadás-átvétel tényét papír és elektronikus dokumentum formájában is tároljuk.

A papír alapú dokumentumot is a program készíti, a nyilvántartásban szereplő adatokkal töltve, majd a manuális kiegészítésekkel és az aláírás után a dokumentum visszacsatolható az átadás – átvételhez.

Az átadás-átvételi jegyzőkönyv mellett, az esetlegesen készült fényképeket, meghatalmazást, illetve tetszőleges dokumentum csatolására van lehetőség.

Az átadás – átvétel történhet elektronikus úton is.

Ebben az esetben az átadás – átvétel jegyzőkönyv azon adatai is elektronikus úton kerülnek kitöltésre, melyek nincsenek a gépjármű nyilvántartatásban és alapesetben manuális úton kerülnek kitöltésre az átadás átvételi jegyzőkönyvben.

A program a papír alapú jegyzőkönyvvel azonos felépítésű és tartalmú felületet biztosít a teljes jegyzőkönyv kitöltésére. A nyilvántartásban szereplő adatok automatikusan töltődnek a felületen, a hiányzók pedig elektronikus úton tölthetők a manuálisan úton megszokottak szerint.

Az átadás – átvételi jegyzőkönyv kitöltése után történik meg a jegyzőkönyv generálása, melynek megtörténte után a program automatikusan csatolja is az átadás - átvételi eseményhez, mely ezután már nem módosítható, csak nyomtatható.

A program lehetőséget biztosít arra, hogy a tableten készített eseményhez, azonnal lehessen fényképet is csatolni az átadás – átvétel tárgyát képező gépjárműről.

Szállítói számla (költség) rögzítés

 

A papír alapon érkező, gépjárműhöz kapcsolódó, tetszőleges szállítói (költség) számlák manuális adatbevitelére (rögzítésére) szolgáló funkció. A program lehetőséget biztosít a szállítói számla összesített adatainak (fej), illetve tétel szinten, gépjárműre lebontva a cikkenkénti teljes részletezésű adatok rögzítésére.

A tételszintű teljesítési dátum megbontás költségelhatárolást is lehetővé tesz.

Célszerű a szállítót a partner törzsben, illetve a tételeket a cikktörzsben nyilvántartásba venni. A cikkeket a továbbszámlázás szerinti cikk – csoport – főcsoport bontásban kell megadni.

Költségszámla elektronikus fogadás megadott struktúra szerint

 

Bármely szállító, vagy szolgáltató, melyek elektronikus úton (xls, csv, txt) is tudja szolgáltatni a kiállított számla adatait (számla melléklet), egy erre a célra megírt interfész (betöltő) programon keresztül betölthetők a SeaFleet rendszerbe.

A betöltött adatok szállítói (költség) számlaként kerülnek a rendszerbe.

Üa. számlarészletező adatok feldolgozása

 

Az üzemanyag forgalmazók (jelenleg MOL, SHELL, OMV) a kúthálózatukban történt tankolásokról és egyéb vásárlásokról elektronikus formában (XLS) összesítést, ún. számlarészletezőt (rendszám, kártyaszám, időpont, cikkszám, mennyiség, egységár, számlaszám, stb.) készítenek, melyet a felhasználó részére, Excel formátumban, havonta eljuttatnak (az üzemanyag forgalmazók honlapjáról letölthetők).

A számlarészletező adatai a rendszerbe betölthetők, adatbázisban tároljuk és feldolgozásra kerülnek. A számlarészletező feldolgozásával a szlip rögzítés ellenőrizhető, vagy elhagyható.

Tankolási adatok (szlip) rögzítése

 

A szlip a tankolás során, a benzinkút kasszájánál kapott bizonylat, amely tartalmazza a gépjármű rendszámát, a tankolás helyét, időpontot, tankoláskori km óra állást (mely a kasszánál bediktálandó) és a tankolt üzemanyag mennyiségét, árát.

A szlip a benzinkúton igénybevett egyéb szolgáltatásokat is tartalmazhat (gépkocsi mostatás, olaj és egyéb tartozék vásárlás).

A szlipen szereplő adatok rögzítésére karbantartó felületet biztosítunk.

Riasztás az utolsó ismert tankolási adat óta rendszerparaméterben meghatározott idő eltelte után tankolási adatok hiányára.

Továbbszámlázás

 

A funkció a flottakezelőnek kiszámlázott, majd manuálisan rögzített, vagy elektronikus úton átvett (betöltött) szállítói számlák bérlő felé történő továbbszámlázását kezeli.

Ezek lehetnek pl.:

• eseti szerviz számlák
• üzemanyag vásárlás számlarészletezőben történő kiszámlázása
• tetszőleges egyéb szállítói számla.

A program felületet biztosít a szállítói számla tételeinek továbbszámlázásra való kijelölésének kezelésére. A rögzítő személy dönthet a számlán szereplő tételek bérlő felé történő továbbszámlázásának módjáról:

• azonnali számlát készít a szállítói számla kijelölt tételeiről,
• a tételeket az időszaki bérleti díjjal együtt számlázza ki,
• nem számlázza tovább a bérlő felé.

Papír alapú menetlevelek nyilvántartása

 

A menetlevél vezetése több célt szolgál:

• Papír dokumentum formájában, szigorú számadású bizonylatként dokumentálja a gépjármű megtett útvonalát (időpont, hely) és a gépjármű vezető személyét. Tehergépjármű esetén igazoltatáskor a rendőr részére is bemutathatónak kell lennie, különben szabálysértés történik.
• Az üzemanyag vételezés bejegyzésével dokumentálható az időpont és a vételezett üzemanyag mennyisége.
• A fenti adatokból közvetetten kalkulálhatók a gépjármű fogyasztási adatai.

Gépjárművenként nyilvántartjuk, hogy az adott gépjárműhöz menetlevél vezetése kötelező vagy sem.

A karbantartó felületen manuálisan rögzített fejadatok (rendszám, gépjárművezető, dátum, nyitó km, záró km, stb.), illetve tétel adatok (indulási cím, indulás / érkezés időpontja, futott km, stb.) bekerülnek a nyilvántartásba, melyek lekérdezhetők, kiértékelhetők, riportolhatók.

Elektronikus menetlevél

Az elektronikus menetlevél kezelés célja, hogy a GPS készülékkel ellátott gépjárművek esetében megszüntessük a manuális menetlevél rögzítését, és a szükséges adatokat külön erre a célra kialakított interfészen keresztül töltsük be a SeaFleet rendszerbe. A beérkezett GPS pozíciókat egy erre a célra kifejlesztett rendszer gyűjti és felhasználói visszajelzések alapján útvonal szakaszokra bontja, majd a generált interfészt elküldi a SeaFleet rendszernek a menetlevelek automatikus előállításához.

Riasztás rendszerparaméterben meghatározott idő eltelte után menetlevél rögzítésének hiányára.

Útnyilvántartás vezetése, illetve generálása

 

Az útnyilvántartási adatok kétféle módon juttathatók a rendszerbe:

• manuális adatbevitellel

A program egy karbantartó felületet biztosít az útvonal adatok rögzítésére (rendszám, gépjárművezető, indulási-érkezési adatok, km adatok, használat jellege, költségviselő).

A program a bevitt adatok alapján a NAV által elfogadott útnyilvántartást generál

• interfész kapcsolattal

Amennyiben a gépjárműben van beépített GPS útvonal nyilvántartó, akkor a szolgáltató által megadott struktúra alapján kifejlesztett interfészen keresztül az útvonal adatok tetszőleges időzítéssel átvételre kerülnek a SeaFleet rendszerbe.

Az átvett útvonal adatok alapján a program a manuális adatbevitellel azonos NAV előírásnak megfelelő útnyilvántartást generál.

Útvonal adatok (GPS) beillesztése az útnyilvántartásba (egyeztetett struktúra alapján)

 

Amennyiben a gépjárműben van beépített GPS útvonal nyilvántartó, akkor a szolgáltató által megadott, egyeztetett struktúra alapján kifejlesztett interfészen keresztül az útvonal adatok tetszőleges időzítéssel átvételre kerülnek a SeaFleet rendszerbe.

Az átvett útvonal adatok alapján a program a manuális adatbevitellel azonos NAV előírásnak megfelelő útnyilvántartást generál.

Km óra állás nyilvántartása

 

Üzemóra nyilvántartás

 

Futásteljesítmény adatok költségviselőhöz rendelésel

 

Amennyiben a GPS szolgáltató által kezelt berendezés lehetőséget biztosít a gépjárművezetőnek az útvonalhoz költségviselőt, vagy munkaszámot rendelni, akkor ez az adat is átvételre kerül.

Ha a GPS szolgáltató ezt az adatot nem tudja kezelni, akkor a SeaFleet program biztosít egy karbantartó felületet az átvett adatokhoz való költségviselő vagy munkaszám hozzárendelésére.

Ez történhet tömegesen minden útvonal adathoz, de útvonalanként is.

Parkoló kártya és/vagy parkoló bérlet nyilvántartás

 

A rendszer felületet biztosít a gépjárművenkénti parkoló kártya és bérlet adatok (típus, érvényesség, keretösszeg, érvényességi terület) rögzítéséhez.

Parkoló kártya esetén karbantartó felületet biztosít a kártya feltöltések (dátum, összeg) felvitelére is.

A parkoló kártya és bérlet érvényességének lejártáról riasztást küldünk.

Kiemelt övezetbe behajtási engedély nyilvántartása

 

A rendszer felületet biztosít a gépjárművenkénti behajtási engedély adatok (rendszám, gépjármű típus, övezet neve, időkorlát, érvényesség) rögzítéséhez.

Az engedély érvényességének lejártáról riasztást küldünk.

A program lehetőséget biztosít az adatok elektronikus úton történő betöltésére is.

Mosó bérletek nyilvántartása

 

A mosatás történhet:

• Flottakezelő által (ebben az esetben interfészen, vagy manuális rögzítéssel kerülhet az adat a rendszerbe)
• Üzemanyag forgalmazó töltőállomásánál üzemanyagkártyával (ebben az esetben az üzemanyag forgalmazó számlarészletezőjében jelenik meg az esemény megadott cikkszámon és kerül betöltésre)
• Egyedileg (ebben az esetben a mosatási adatok manuális úton kerülnek rögzítésre)

A rendszer felületet biztosít a gépjárművenkénti mosó bérletek (típus, keretösszeg, partner, érvényesség), valamint a mosatások adatainak (típus, mosó partner, összeg, dátum) rögzítéséhez.

A program lehetőséget biztosít az adatok elektronikus úton történő betöltésére.

Mosatási adatok rögzítése

 

A mosatás történhet:

• Flottakezelő által (ebben az esetben interfészen, vagy manuális rögzítéssel kerülhet az adat a rendszerbe)
• Üzemanyag forgalmazó töltőállomásánál üzemanyagkártyával (ebben az esetben az üzemanyag forgalmazó számlarészletezőjében jelenik meg az esemény megadott cikkszámon és kerül betöltésre)
• Egyedileg (ebben az esetben a mosatási adatok manuális úton kerülnek rögzítésre)

A rendszer felületet biztosít a gépjárművenkénti mosó bérletek (típus, keretösszeg, partner, érvényesség), valamint a mosatások adatainak (típus, mosó partner, összeg, dátum) rögzítéséhez.

A program lehetőséget biztosít az adatok elektronikus úton történő betöltésére.

Tárolási, behajtási adatok nyilvántartása telephelyenként

 

A társasági járművekhez ún. tároló helyek kerülnek hozzárendelésre (egy járműhöz egy telephely). A tároló hely az a telephely, ahol munkaidőn kívül, a használat jellegétől függően a járművet le kell/ le lehet állítani. A tároló helyként előforduló telephelyeket a rendszer nyilvántartja, a nyilvántartott adatok rögzítésére a rendszer felületet biztosít.

Munkavégzés céljából behajtási lehetőség biztosítására, ún. behajtási engedélyre van szükség gépjárművenként. Ez a funkció biztosítja a felületet az engedély rögzítésére és tartja nyilván azokat a gépjárműhöz rendelt helyeket ahová a behajtás engedélyezett.

Lakáson tárolási engedélyek kezelése

 

A társasági gépjárművek alaphelyzetben telephelyhez kötöttek. Lehet olyan eset, amikor a használat jellege (munkába járás, személyszállítás, stb.) megköveteli, hogy a gépjármű telephelyen kívül tartózkodjon.

Ebben az esetben a munkavállalónak egy lakáson tárolási engedélyt kell kitöltenie és engedélyeztetnie, egy megadott érvényességi idő megjelölésével.

Társasági jármű magán célú használata

 

Társasági gépjármű magáncélú használatára a munkavállalóval kötött megállapodás alapján van lehetőség, amely szerint a magáncélú használat az elszámolás szempontjából kétféle lehet:

• a havi átalány költségtérítéses, vagy
• a futott km-ek alapján km-enkénti költség és üzemanyagköltség térítéses változat.

A magánhasználat térítésének két módja lehet:

• normával és NAV árral,
• a gépjármű tényleges adott havi üzemanyag átlagfogyasztása és a külföldi km-kel számított liter és az átlagos üzemanyag listaár alapján

Magán gépjárművek hivatali célú használata

 

A gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos költségek üzemanyagköltségből és fenntartási, javítási, felújítási költségekből állnak.

Az üzemanyag-felhasználás költségét az útnyilvántartásban szereplő üzleti (hivatalos) célból megtett kilométerek alapján a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normák figyelembevételével lehet elszámolni.

Az üzemanyag áraként a NAV által közzétett ár vehető figyelembe a költségelszámolás során.

A km költségtérítés (amortizáció) személygépjárművek esetén egységesen 15,- Ft/km.

A program felületet biztosít a rendszeres gépjármű használat esetén az útnyilvántartás vezetésére is. A kiküldetésről elegendő havi egy bizonylat kiállítása, de az adatokat utanként, tételesen kell rögzíteni.

A berögzített adatokból a megadott formanyomtatvány szerint a program legenerálja és kitölti a „Kiküldetési rendelvényt”, amely ezután nyomtatható.

Magánhasználati keret nyilvántartása, kihasználtsága

 

A programban minden személyhez rendelhető magánhasználati km keret, melyet egy típus szótár határoz meg (500km, 1000km, korlátlan, munkába járás, stb.).

A rögzített, vagy nyomkövetőtől átvett adatok alapján a program folyamatosan göngyöli a magánhasználati futást.

Így a futott km és a magánhasználati keret összevetésével adható meg a keret kihasználtsága.

A megadott havi keret éven belül göngyölhető és minden év tiszta lappal indul.

Ajánlatadás (standard árkalkuláció) támogatása

Az egyenletes árkalkuláció a teljes futamidőre azonos feltételeket biztosít.

• Az árkalkuláció karbantartó felületén lehetőség nyílik megadott séma alapján az árajánlathoz kapcsolódó információs adatok megadására:
  • Ajánlatadó adatai
  • Partner (bérlő) adatai
  • Gépjármű adatai
• Az árképzést meghatározó adatok rögzítésére
  • Ajánlati adatok (devizanem, futamidő, futásteljesítmény, induló díj)
  • Szolgáltatások adatai (üzembe helyezés, finanszírozás, adó, biztosítás)

A standard szolgáltatási séma beépített, de igény szerint tetszőleges számú elemmel bővíthető.

• Összesítő adatok áttekintésére
  • Ajánlatazonosító generálása
  • Ajánlati formanyomtatvány generálása a felhasználó által megszerkesztett sablon (template) alapján.
• Számviteli marzs számítására

Az összeállított ajánlat mentése után előre összeállított template-ek alapján a következő dokumentumok generálhatók:

• ajánlati nyomtatvány tételenkénti értékekkel,
• ajánlati nyomtatvány csomagonkénti összegfokozatokkal tételenkénti szöveges magyarázattal (bérleti díj tartalmazza, vagy nem tartalmazza),
• ajánlatadó részletes nyomtatvány,
• számviteli marzs számítás.

A vevőnek elkészített ajánlati verziók összehasonlításként egy táblázatban is megjeleníthetők.

Standard árkalkuláció bővítése extra szolgáltatásokkal

Az ajánlatadási formulának vannak standard elemei. Ezen elemek a felhasználó egyedi igényeinek megfelelően tovább bővíthetők un. extra szolgáltatási sorokkal (pl. útnyilvántartási szolgáltatás, GPS szolgáltatás, ügynöki jutalék, vonóhorog szerelés, stb.). A bővítésre a program felületet biztosít a felhasználó számára.

Ajánlatok összevetése

 

Egy bérlőnek egy gépjárműről, vagy gépjármű típusról több ajánlat is készíthető a főbb ajánlati paraméterek (devizanem, futamidő, futásteljesítmény, maradványérték, induló díj, stb.) változtatásával.

Ezek ajánlatok (max. 5 db) egymás mellé tehetők egy a felhasználó által megszerkesztett sablon alapján és legenerálva, kinyomtatva dönthet a bérlő a számára legelőnyösebb ajánlatról.

Ajánlati önköltség számítás

 

Számviteli marzs számítás

 

Ha az árképzési adatok megadása után a finanszírozási elemek, kamatok, szolgáltatási értékek és havi díj alapján a program egy megadott algoritmus szerint kiszámítja a számviteli marzs értékét a gépjármű eladásával, illetve eladása nélkül.

Megrendelések kezelése ajánlatok alapján

 

A vevő által kiválasztott ajánlat alapján (konkrét gépjármű, vagy típus szerint), paraméteradatok (darabszám, csomag) megadása után a megadott template szerint a program legenerálja a megrendelés nyomtatványát. A legenerált megrendelő kiküldésre kerül az ajánlatkérőnek, aki elfogadás (aláírás) után visszaküldi az ajánlat adónak. Az aláírt megrendelő tényét a programban is rögzíteni kell a szerződéshez szükséges paraméteradatokkal együtt.

Keretszerződés és egyedi bérleti szerződés kezelése

 

Az ajánlatadás – megrendelés – keretszerződés – egyedi bérleti szerződés folyamata:

• Megrendelés összeállítása a kiválasztott árajánlatból.
• Megrendelő generálása a felhasználó által készített sablon (template) alapján.
• Megrendelés elfogadása, visszaigazolása, a bérlő által.
• Keretszerződés paramétereinek beállítása.
• Keretszerződés és mellékleteinek generálása a felhasználó által megszerkesztett sablon (template) alapján,
• Szerződés részleteinek összeállítása (konkrét gépjármű kijelölése, átadása, szolgáltatás indítása),
• Gépjárműhöz kapcsolódó egyedi bérleti szerződés generálása (üzemeltetői, átadás – átvétel, vezetői átruházás, üzemanyag kártya átadás) a felhasználó által megszerkesztett sablon (template) alapján.

Induló díj (előlegbekérő - előlegszámla - végszámla)

 Normál számlán

A megrendelés visszaigazolása után az induló díj számlázása történhet normál számlázással. Ebben az esetben a program az induló díj összegéről egy normál számlát készít.

Előlegbekérő - előlegszámla – végszámla alapján

A megrendelés visszaigazolása után az induló díj számlázás a következő folyamat szerint is végrehajtható:

• Előlegbekérő levél

Az előlegbekérő levél feladata, a megadott formátum (template) szerint a szerződésszámra való hivatkozással, a gépjármű típusának megjelölésével az induló díj bruttó összegének bekérése (pro forma).

Az előlegbekérőre történő fizetést a programban is rögzíteni kell. A befizetés akár több lépcsőben is történhet.

• Előlegszámla készítés

Az előleg számla az előleg bekérőre történő fizetési teljesítéssel kiállított számla, mely hivatkozik az induló díjra, mint előlegre, PÉNZÜGYI TELJESÍTÉST NEM IGÉNYEL! megjegyzéssel.

A program minden egyes befizetésre állít ki előleg számlát.

• Végszámla készítés

A ténylegesen üzembehelyezett rendszámú gépjármű indulódíjának feltüntetésével, az előlegszámlára való hivatkozással, illetve az alapján történő „minuszolással”, majd a végösszeg számításával (normál esetben nulla) generált számla.

Időszaki számlázandó adatok generálása, számlázása

 

A szerződés nyilvántartás alapján az időszakra vonatkozó aktuális szerződés adatokból, számlageneráláshoz szükséges, tételes, nyitott, kiszámlázandó adatok (bérleti díj) előállítása. Az időszaki számlázás történhet visszamenőlegesen, vagy előre számlázással. A számlát a program a paraméter adatok (előreszámlázás, fizetési napok, devizanem) megadása után automatikusan generálja. Az időszaki számla részletezettsége a cikkszám – termék csoport – termék főcsoport összerendeléstől függ. Beállítás alapján a számla rendszámonként egy sort tartalmaz, úgymint tartósbérleti díj. A program lehetőséget biztosít termék csoportonkénti, vagy teljes részletezettségben elkészített számla mellékletek generálására is.

Használati díj számlázása

 

Az egyedi bérleti szerződés lejárta után (szolgáltatás vége) a program már nem készít több időszaki bérleti díj számlát, de a szerződést nem zárja le automatikusan. Ha a gépjármű továbbra is a bérlőnél marad, akkor ebben a funkcióban lehetőség nyílik arra, hogy a bérleti díjjal megegyező használati díj számlát készítsen a program mindaddig, amíg a gépjármű átadásra nem kerül. Ezután a szerződést manuálisan le kell zárni.

Maradványérték számlázása

 

Az egyedi bérleti szerződés (szolgáltatás vége) lejártával A gépjármű visszakerül a bérbeadóhoz. Amennyiben a bérlő az ajánlatban feltüntetett maradványértéken szeretné megvásárolni, akkor a program erről az értékről egy normál számlát készít.

Eseti számla készítés

 

Ezzel a számlázási móddal tetszőleges normál számla, vagy előleg számla készíthető (intelligens írógép). Ez történhet:

• Szerződéshez kapcsolva

Ebben az esetben az elkészítendő számlához rendelni kell egy aktív (élő) szerződést.

• Szerződéstől független

Így tetszőleges a cikktörzsben szereplő tétel kiszámlázható a partnertörzsben felvett vevőre függetlenül attól, van-e bérleti szerződése vagy sem (pl. gépjármű értékesítés).

Kétnyelvű számlagenerálás

 

A partnertörzsben (típus) és az ajánlati adatok (devizanem) között beállított értékektől függően generálja a program a számlákat.

• belföldi partner – HUF devizanem - magyar nyelvű számla
• belföldi partner – nem HUF devizanem - kétnyelvű számla

A számla formátuma ugyanaz, mint a magyar nyelvű számla esetén.

Export számlázás (idegen nyelvű)

 

Az, hogy a számla milyen nyelven készüljön a partner karbantartó felületen állítható. Idegen nyelvű számla külföldi partnernek készíthető a szintén a partneradatok között megadott nyelven. A számla formátuma ugyanaz, mint a magyar nyelvű számla esetén. A számlázás devizaneme az ajánlat készítés során kerül meghatározásra, az árfolyam értéke pedig számlázási paraméterként adható meg.

Gépjármű adó adatok

 

A riport táblázatos formában mutatja meg rendszámonként, a törvényi előírás szerint számolt Súlyadó és cégautóadó kiszámolt értékeit a kedvezmények feltüntetésével, az érvényességi időtartamra. Az adóévre szűrési feltétel adható meg.

Gépjármű felelős használói történet

 

A riport rendszámonként csoportosítva sorolja fel, hogy milyen időintervallumban (érvényesség kezdete és vége) ki volt a gépjármű felelős használója. A rendszámra szűrési feltétel adható meg.

Gépjármű adatok (teljes)

 

A riport táblázatos formában rendszámonként felsorolja a nyilvántartási rendszerben rögzített teljes gépjármű állomány néhány jellemző alapadatát. A rendszámra és a gépjármű típusára szűrési feltétel adható meg.

Gépjármű adatok (felelős használó)

 

A riport táblázatos formában adja meg a spagobi-ba belépett felhasználóhoz, mint felelős használóhoz rendelt gépjármű néhány jellemző alapadatát. A teljes lista (3-as számú riport) egy szelete.

Gépjármű negyedéves menetlevelei

 

A rendszám és a negyedév kiválasztása, mint paraméter adatok alapján a riport listázza a megadott feltételeknek megfelelő menetlevek jellemző adatait. Szűrési feltétel: rendszám és negyedév.

Gépjárműre felszerelt és hozzárendelt gumik

 

A riport rendszámonként csoportosítva adja meg a gépjárműn lévő (felszerelt) és a gépjárműhöz rendelt (leszerelt vagy foglalt) gumik és események jellemző adatait. A gumi típusra szűrési feltétel adható meg.

Gépjármű költségek

 

A rendszám kiválasztása után a riport tételesen felsorolja a gépjárműre felmerült költségeket a költségtípus (szerviz, káresemény, szabálysértés, üzemanyag, stb.) megjelölésével. A költségek eloszlását költség típusonként kördiagramban ábrázolja. Szűrési feltétel: rendszám.

Gépjárművenkénti költségek

 

A riport rendszámonként költségtípusokra összesítve jeleníti meg a felmerült összes költséget, majd összegzi a nyilvántartásban szereplő teljes gépjármű állományra. A mindösszesen felmerült költségeket, költség típusonként oszlop diagramban ábrázolja. A program lehetőséget biztosít az egyes gépjárművek költségeinek tételes elemzésére is. A rendszámra való kattintással lefúrást végez a költség elemekre (7-es számú riport)

Negyedév gépjármű használata

 

Az elemezni kívánt negyedév kiválasztása után rendszámonként jeleníti meg a program az egyes használati típusokra (belföldi hivatalos, belföldi magán, munkába járás, személyi használat, stb.) megtett futásteljesítményt (km). A nyilvántartásban szereplő teljes gépjármű állományra összesített futásteljesítmény a program használat típusonként oszlopdiagramban ábrázolja. A program lehetőséget biztosít az egyes gépjárművek futásteljesítményének tételes elemzésére is. A rendszámra való kattintással lefúrást végez a menetlevél elemekre (5-ös számú riport). Szűrési feltétel: rendszám.

Negyedéves gépjármű használata

 

A vizsgált év kiválasztása után a program negyedévenként felösszegzi a megtett km adatokat használat típusonként, a nyilvántartásban szereplő teljes gépjármű állományra. A negyedéves összesített futásteljesítményt a program használat típusonként, oszlopdiagramban is ábrázolja. A program lehetőséget biztosít a negyedévek futásteljesítményének gépjárművenkénti elemzésére is. A negyedévre való kattintással lefúrást végez a negyedéves gépjárművenkénti használati elemekre (9-es számú riport). Szűrési feltétel: év.

Szerviz események

 

A riport rendszámonként javítási típusokra (kötelező szerviz, káresemény szerviz és egyéb szerviz) bontva listázza ki a szerviz események jellemző adatait táblázatos formátumban. A rendszámra és a javítás jellegére szűrési feltétel adható meg.

Utolsó rögzített km óra állás

 

A riport rendszámonként tartalmazza az utolsó ismert km óra állást és dátumát, a forrást (menetlevél, km óra állás rögzítés, üa. számlarészletező) is megjelölve. A program megjelöli (piros) azokat a tételeket, amelyek túlhaladták a rendszerparaméterben előírt értéket (45 napnál régebbi km óra állás). A rendszámra szűrési feltétel adható meg.

Üzemeltető történet

 

A riport rendszámonként csoportosítva sorolja fel, hogy milyen időintervallumban (érvényesség kezdete és vége) ki volt a gépjármű üzemeltetője (bérlője). A rendszámra szűrési feltétel adható meg.

Szerződések

 

A riport rendszámonként tartalmazza az élő (aktív) tartósbérleti szerződések és a kapcsolódó szolgáltatások adatait táblázatos formátumban.

Várható futásteljesítmény

 

A program kiszámítja az aktív szerződésállomány gépjárműveire (rendszámonként) a várható futásteljesítményt a futamidő alatt és táblázatos formátumban megjeleníti a szerződés és a számított adatokat, megjelölve a várható túlfutás (piros), vagy alulfutás értékével. Várható futástelj. = Futott km * Várható futási napok száma / Futott napok száma.

CRM modul

 

Feladat menedzsment

 

A jármű értékesítési feladatok átláthatóvá tételén túl más szakmai területek számára is hatékony támogatást ad. Így nincs „elfelejtett” feladat, és „felülről” is látszik, kinek mikor mi a dolga.

Dokumentum menedzsment

 

Az iratok és dokumentumok jól kereshető, ugyanakkor védett tárolásának a praktikus eszköze.

Számlázás és folyószámla kezelés

 

Integrált működés esetén a Car dealer modul gépjármű értékesítés specifikus szerződésállománya alapján generálódnak le a számlák, de amennyiben van –a járműveken kívül- más értékesítési tevékenység is, annak a számlázása is történhet itt a folyószámla kezeléssel együtt. A gépjármű értékesítéshez kapcsolódó számla és folyószámla információk - a szükséges mértékben - az értékesítők számára a Car dealer felületeken is megjelennek, míg a számviteli munkatársak szintén a saját munkájukhoz szükséges felületeken dolgozhatnak a számukra fontos adatokkal.

Felelős használói ablak (km óra állás bevitel, határidők kijelzése, bejelentések)

 

Jármű hibák és/vagy egyéb igények -pl. gumicsere- jelzése

 

A gépjármű nyilvántartó programhoz kapcsolódik egy SeaFleeWeb alkalmazás az ún.

„Ügyfélablak”. Ez egy szűkített funkcionalitást tartalmaz a felhasználók számára.

Ezen alkalmazáson keresztül nyílik lehetőség a gépjárművezetőknek többek között

a különböző bejelentések megtételére, melyet a SeaFleet rendszerben a flotta menedzser

kezel. A bejelentésre adott válasz a bejelentő számára elérhető az ügyfélablakban.