FUNKCIÓK

Alap és azonosító adatok nyilvántartása

 

A gépjármű nyilvántartásban szereplő, a gépjárművet jellemző adatok (rendszám, alvázszám, motorszám, gyártási év, forgalomba helyezés éve, stb.) rögzítését szolgáló karbantartó és lekérdező felület biztosítása.

Műszaki adatok nyilvántartása

 

A gépjármű típusához rendelt standard gépjármű műszaki adatok (teljesítmény, saját tömeg, együttes tömeg, hengerűrtartalom, motor üzemmód, stb.) karbantartó felületen manuálisan, rögzíthetők.

Felszereltség, tartozékok nyilvántartása

 

Alap felszereltség típushoz rendelt jellemző adat. Az azonos típusú gépjárműveken az alap felszereltség is megegyezik. Ezek szűkítésére, illetve bővítésére nincs lehetőség (gépjármű gyári tartozékok). Extra felszereltségként a gépjárműhöz választható lehetséges elemek listáját tartalmazza az állomány. Ezen lehetséges elemek felsorolásával (megjelenítésével) karbantartó felületet biztosítunk arra, hogy a rögzítő kijelölje (checkbox pipa) azokat a tételeket amelyeket ténylegesen hozzá kíván rendelni a kiválasztott gépjárműhöz (rendszámhoz). A tartozékok törzsadat táblába rögzített és megjelenített elemek, melyek a gépjármű karbantartás során, karbantartó felületen, kiválasztással (checkbox) és a mennyiség megadásával lehet a kiválasztott gépjárműhöz rendelni.

Mentődoboz kellékek nyilvántartása

 

Karbantartó felületet biztosítunk a mentődoboz tartalmi elemeinek (megnevezés, mennyiség) és az elemek érvényességi idejüknek nyilvántartására. A jogszabályban előírt mentődoboz tartalmi elemeket törzsadatként tartjuk nyilván, melyek tetszőlegesen bővíthetők az előírásoknak megfelelően. A mentődoboz kellékeket akár egyenként (egyedi lejárati idővel), vagy akár egy adagban a teljes kelléklistát is a gépjárműhöz lehet rendelni (ebben az esetben az összes elem lejárati ideje ugyanaz lesz, de ez természetesen módosítható).

Dokumentumkezelés támogatása

 

A funkció lehetőséget biztosít arra, hogy a kezelő személy a gépjárművekhez tetszőleges számú és típusú elektronikus dokumentumokat tudjon csatolni (pl.: Forgalmi engedély, Törzskönyv, stb). A csatolt dokumentum a SeaFleet adatbázisban kerül tárolásra, mely bármikor hozzáférhető, megtekinthető, listázható.

Műszaki vizsga nyilvántartás

 

A gépjármű műszaki vizsgáinak idősoros kezelése. Riasztás a műszaki érvényességének lejáratára.

Gépek - vizsgálatok

 

A gépjárműhöz rendelt, illetve a gépjárműtől független gépek (pl. emelőgép, aggregátor, targonca stb.) és készülékek (gép típusok) vizsgálati adatainak (karbantartás, ellenőrzés, fővizsgálat, biztonsági felülvizsgálat, szerkezeti felülvizsgálat stb,) nyilvántartása, időrendi kezelése. A jogszabályban meghatározott ellenőrzések, karbantartások, esedékességéről rendszerparaméterben beállított időtartammal korábban riasztást küldünk a megadott személynek.

toDo lista

 

A belépett felhasználó a nyitóképernyőn feladatlistát kap a rendszerparaméterben megadott nappal a gépjármű események bekövetkezte előtt (műszaki vizsga lejárat, kötelező szerviz esemény, autópálya matrica lejárat) ahol ő a gépjármű flottakezelő munkatársa. A lejárt és nem intézett, vagy nem rögzített események a feladatlistán pirossal jelennek meg.

Hatósági ügyintézési folyamat támogatása

 

A hatósági ügyintézés adatainak (ügyintézés oka (törzskönyvcsere, forgalmi engedély csere, tulajdonos átvezetés, motorszám csere, stb.), kezdeményezés dátuma, ügyintézés dátuma, érvényesség kezdete, stb.) nyilvántartása, s ennek következtében a jármű okmányok, forgalmi rendszám cseréjéhez, stb. kapcsolódó adatváltozások miatt a törzsadatok aktualizálása az előzmények megőrzése mellett.
Rugalmasan bővíthető ügyintézési formák (DADA).
Kapcsolódó ügyintézésre pl. rendszám csere esetén új üzemanyagkártya rendelés, stb. figyelem felhívás.
Az ügyintézéshez tartozó adatokban történt változások történetiségét kezeljük.

Szabálysértések, közigazgatási bírságok nyilvántartása

 

Emlékeztető

 

A program felületet biztosít gépjárműhöz kapcsolódó, vagy attól független események rögzítésére (pl. téli gumik beszerzése szeptember 30-ig, valentin nap stb.). Ezekhez az eseményekhez is lehet riasztási lehetőséget és napot rendelni. Amennyiben tartozik hozzá riasztá az esemény ugyanúgy viselkedik minta többi funkcióhoz rendelt riasztás (megjelenik a ToDo listán, email, SMS küldhető). Az emlékeztetőhöz dokumentum is csatolható.

Bejelentések

 

A gépjármű felelős használója külső felületről ún. ügyfélablakról is tehet gépjárműhöz kapcsolódó bejelentéseket (pl. kötelező szervizre kér időpontot). Ezek a bejelentések is bekerülnek a SeaFleet adatbázisba és egy belső felhasználó (pl. flottakezelő, vagy szervezeti vezető) bírálja el. A bírálat eredményét a bejelentő is látja. A bejelentéshez dokumentum is csatolható.

Km óra állás rögzítése

 

Szerviz események támogatása

 

A funkcióban nyilvántartott események három területet érintenek:

• Kötelező szerviz
• Káresemény miatti szerviz
• Egyéb szerviz

A kötelező szervizhez kötelező szerviz elemek és egyéb opcionális javítási elemek is rögzíthetők.
A káresemény és az egyéb szerviz eseményekhez csak javítási elemek kapcsolhatók.
Figyelmeztetés, hogy a káreseti szervizeseményhez nem tartozik káresemény. A következő kötelező szerviz eseményre (km vagy dátum alapján) riasztást küldünk rendszerparaméterben megadott nappal vagy km-el előtte. A risztás csak az előbb bekövetkező eseményre történik. Riasztás kötelező szervizre.

.

Gumi események támogatása

 

A funkció a gumi jellemző törzsadatainak (gyártmány, típus, méret, futásteljesítmény nyilvántartását, valamint a gumik gépjárműhöz való hozzárendelését (le- és felszerelés), felszabadítását, selejtezését, illetve foglalását végzi.
A nyilvántartásban a méret (205/65 R16 88H) mező a gumi legfontosabb azonosítója, ezek alapján történik a későbbiek során a keresések és a lekérdezések.
A gumi státuszán keresztül vezéreljük az eseményeket (pl. gépjárművön levő nyári gumik leszerelése, illetve téli gumik felszerelése gépjárműre), vagy (pl. gumi selejtezés, értékesített gépjármű maradék gumijának szabadon felhasználhatóvá tétele).

Hibabejelentés

 

A program folyamatosan gyűjti a gépjárművezetőktől rendszámonként érkező, gépjárművel kapcsolatos hibajelentéseket. A bejelentés megjelöli a hiba típusát, megadja a hibajelenség rövid leírását és a gépjárművezető szerinti hiba besorolást (fokozatot) is.

Hiba jóváhagyás

 

A hibajelentéseket alapesetben a szervezeti vezető, vagy a szervezeti hierarchiában megjelölt felettes vezető minősíti, jóváhagyja illetve átértékeli gépjárművezető besorolását (fő hiba, apró hiba stb.) és állítja a hiba státuszát. A hibák fokozatától, illetve számától függően ő rendeli el a gépjármű szervizbe vitelét is. Ő jelöli ki azokat a hibabejelentéseket, melyekhez tartozó javításokat a gépjárművön el kell végezni.  hibabejelentést vissza is utasíthatja, vagy elhalaszthatja, ekkor magyarázó szöveget írhat a bejelentő számára.

Munkalap generálás

 

A program lehetőséget biztosít arra, hogy az elvégzendő feladatokról saját szerviz esetén munkalapot, külső szerviz esetén megrendelőt generál. A generált dokumentumok a felhasználó által összeállított docx (template) alapján történik

Autópálya matrica adatok nyilvántartása

 

A gépjárműhöz rendelt autópálya matrica adatok (érvényesség kezdete, vége, kategória (D1, D2, D3, D4), típus (havi, éves), stb.) nyilvántartása a karbantartó felületen, manuális rögzítéssel. Lehetőséget biztosítunk az autópálya matrica egyik gépjárműről másik gépjárműre való áthelyezésére. A gépjárműhöz rendelt, érvényes autópálya matrica lejáratára való figyelmeztetés rendszerparaméterben megadott személynek, meghatározott nappal megelőzően. Riasztás autópálya matrica lejáratára.

Üzemanyagkártya nyilvántartása

 

Az üzemanyag forgalmazókkal kötött szerződés szerinti kártya rendeléshez és kártya letiltáshoz használandó adatok (kártyaszám, kártya típus, havi vásárlási limit, területi hatály, termékkód, érvényesség kezdete, vége, tiltás oka, stb.) nyilvántartásához karbantartó felületet biztosítunk. Riasztás a kártya lejáratáról.

Parkoló kártya és bérlet

 

A rendszer felületet biztosít a gépjárművenkénti parkoló kártya és bérlet adatok (típus, érvényesség, keretösszeg, érvényességi terület) rögzítéséhez. Parkoló kártya esetén karbantartó felületet biztosít a kártya feltöltések (dátum, összeg) felvitelére is. A parkoló kártya és bérlet érvényességének lejártáról riasztást küldünk.

Kiemelt övezetbe behajtási engedély

 

A rendszer felületet biztosít a gépjárművenkénti engedély adatok (rendszám, gépjármű típus, övezet neve, időkorlát, érvényesség) rögzítéséhez. Az engedély érvényességének lejártáról riasztást küldünk. A program lehetőséget biztosít az adatok elektronikus úton történő betöltésére.

Mosó bérletek és mosatási adatok

 

A mosatás történhet:

• Flottakezelő által (ebben az esetben interfészen, vagy manuális rögzítéssel kerülhet az adat a rendszerbe)
• Üzemanyag forgalmazó töltőállomásánál üzemanyagkártyával (ebben az esetben az üzemanyag forgalmazó számlarészletezőjében jelenik meg az esemény megadott cikkszámon és kerül betöltésre)
• Egyedileg (ebben az esetben a mosatási adatok manuális úton kerülnek rögzítésre)

A rendszer felületet biztosít a gépjárművenkénti mosó bérletek (típus, keretösszeg, partner, érvényesség), valamint a mosatások adatainak (típus, mosó partner, összeg, dátum) rögzítéséhez.
A program lehetőséget biztosít az adatok elektronikus úton történő betöltésére.

Tárolási, behajtási adatok nyilvántartása, lakáson tárolás

 

A társasági járművekhez ún. tároló helyek kerülnek hozzárendelésre (egy járműhöz egy telephely). A tároló hely az a telephely, ahol munkaidőn kívül, a használat jellegétől függően a járművet le kell/ le lehet állítani. A tároló helyként előforduló telephelyeket a rendszer nyilvántartja, a nyilvántartott adatok rögzítésére a rendszer felületet biztosít.
Munkavégzés céljából behajtási lehetőség biztosítására, ún. behajtási engedélyre van szükség gépjárművenként. Ez a funkció biztosítja a felületet az engedély rögzítésére és tartja nyilván azokat a gépjárműhöz rendelt helyeket ahová behajthat.

Káresemény nyilvántartás

 

A káreseménnyel (gépjárművezető, káresemény időpontja, helyszíne, oka, leírása, stb.), baleseti eseménnyel (rendőri intézkedés, eljáró rendőrkapitányság, személyi sérülés,stb.), kár helyreállítással (javító megnevezése), kárfelvétellel (időpont, kár oka, károkozó), kárelszámolással (elszámolás módja, biztoaító társaságok, térítésre kötelezett) kapcsolatos adatok nyilvántartása. Káreseménnyel kapcsolatos dokumentumok (kárbejelentő, baleseti bejelentő, kárfelvételi jkv. biztosítói elszámolás, rendőrségi határozat, pótkárfelvételi jkv.) csatolási lehetőségének biztosítása a káreseményhez. Káresemény összevetése a szervizeseményekkel. Figyelmeztetés, hogy a káreseményhez nem tartozik káreseti szervizesemény.

Biztosítások nyilvántartása

 

A gépjárműhöz kapcsolódó biztosító társaság, biztosítási típusok (CASCO, KGFB) nyilvántartása érvényességi idővel (biztosítás kezdete, vége), állományváltozással (bekerülés, kikerülés) együtt.
A gépjárműhöz felvett biztosítások díjainak (éves, havi, bekerüléskori törthavi, kikerüléskori törthavi) típusonkénti rogzítése. Rögzítésre kerül a biztosítási okmányok (KGFB fedezeigazolás, nemzetközi zöldkártya) bérlő részére történő átadásának időpontja is. A CASCO biztosítási díjhoz tartozhat nemzetközi kiterjesztés (ország, különdíj, érvényesség) is, mely szintén része a nyilvántartásnak.

Biztosítási számlák elektronikus fogadása

 

Azok a biztosító társaságok, melyek elektronikus úton is tudják adni a kiállított számla

adatait, egy interfész (betöltő) programon keresztül betölthetők a SeaFleet rendszerbe.

A betöltött adatok szállítói (költség) számlaként kerülnek a rendszerbe.

Káresemény elszámolás

 

A program felületet biztosít a kárelszámolás és a hozzá kapcsolódó adatok rögzítésére

• javítási adatok (javító szerviz, számla értéke),
• biztosítási adatok (önrész, káridőponti érték),
• biztosítói adatok (roncsérték, avulás, szállítási költség),
• számolt adatok (biztosító által nemtérített kár, térülési alap, biztosító térítése).

A káresemény nyilvántartási és elszámolási adatai mellett, a program felületet biztosít a kártérítésre kötelezett dolgozótól levonással kapcsolatos adatok (térítésre kötelezett, levonandó összeg, részletfizetés, nyilatkozat tétel) nyilvántartására is.
A biztosító által időszakonként küldött ún. kárstatisztikát, melyben megadja lezárt és ún. nyitott (le nem zárt) biztosítási káreseményeket és azok pánzügyi adatait, a program feldolgozza. A nyitott káreseményekre az általa becsült tartalék összeget adja meg.
A program a kárstatisztikai adatokat összeveti a rendszerben nyilvántartott adatokkal, az eltérő tételeket listázza, az eltérések feltüntetésével.
Kárhányad számítása mind a rendszerben nyilvántartott adatok alapján, mind pedig a biztosító által kárstatisztikaként küldött állománnyal.

Adó nyilvántartás

A program felületet biztosít a törvényi előírásoknak megfelelő adószabályok felvitelére.

A feltöltött adótáblák alapján

• a megadott évre kiszámítja a teljes gépjármű parkra az évi adófizetési kötelezettségeket és ezeket egymás mellé téve havi adókötelezettségi kimutatást készít.
• az ajánlatkészítés során s program kiszámolja a gépjárműre az adó mértékét és megjeleníti a bérleti díj elemeként.

Adó analitika

A rendszer gépjárművenként lehetőséget biztosít arra, hogy – elektronikusan vagy manuálisan – betölthető legyen az önkormányzat által közölt éves adófizetési kötelezettség, melyet a forgalmi rendszám alapján lehet a járműhöz rendelni. Az önkormányzati adatokat összevetjük a program által számolt adófizetési kötelezettséggel, és eltérés esetén ezt automatikusan jelzi a rendszer. A rendszerben rögzítésre kerülnek az előíró és törlő határozatok is. A rendszer figyeli a nyitó adathoz, az Előírt I. féléves adófizetési kötelezettséghez illetve az Előírt II. féléves adófizetési kötelezettséghez berögzített fizetési határidőket. A rendszer adófizetési határidőt észlelelése esetén figyelmeztetést küld. Legyűjti az aktuális fizetési határidőhöz talált összes tételt, mely magában foglalja a nyitó adat mező vizsgálatát, az Előírt adófizetési kötelezettség vizsgálatát, valamint az összes még nem rendezett törlést, melynek keretében elvégzi a törlések beszámíthatóságának vizsgálatát. Ezek alapján gépjárművenként előállítja a fizetendő adó összegét, megfelelő előjellel, és a járművenkénti összesítésből pedig kiszámítja a fizetendő adó összegét
A rendszer év végén gépjárművenként összesíti a nyitó adat, az I. féléves gépjármű adó kötelezettség, a II. féléves gépjármű adó kötelezettség, a törlés és az I. félévben kifizetett adó, és a II. félévben kifizetett adó összegét, mely adja az év végén fennálló adófizetési kötelezettség összegét.

Költség számla rögzítés

 

A nem interfészen érkező, gépjárműhöz kapcsolódó, tetszőleges szállítói (költség) számlák manuális adatbevitelére (rögzítésére) szolgáló funkció. A program lehetőséget biztosít a szállítói számla összesített adatainak (fej), illetve tétel szinten, gépjárműre lebontva a cikkenkénti teljes részletezésű adatok rögzítésére.
Célszerű a szállítót a partner törzsben, illetve a tételeket a cikktörzsben nyilvántartásba venni. A cikkeket a továbbszámlázás szerinti cikk – csoport – főcsoport bontásban kell megadni.

Költségszámla elektronikus fogadás

 

Bármely szállító, vagy szolgáltató, melyek elektronikus úton is tudják adni a kiállított számla

adatait, egy interfész (betöltő) programon keresztül betölthetők a SeaFleet rendszerbe.

A betöltött adatok szállítói (költség) számlaként kerülnek a rendszerbe.

Üa. számlarészletező adatok feldolgozása

 

Az üzemanyag forgalmazók (jelenleg MOL, SHELL, OMV) a kúthálózatukban történt tankolásokról és egyéb vásárlásokról elektronikus formában összesítést, ún. számlarészletezőt (rendszám, kártyaszám, időpont, cikkszám, mennyiség, egységár, számlaszám, stb.) készítenek, melyet a felhasználó részére, Excel formátumban, havonta eljuttatnak (az üzemanyag forgalmazók honlapjáról letölthetők).
A számlarészletező adatai a rendszerbe betölthetők, adatbázisban tároljuk és feldolgozásra kerülnek. A számlarészletező feldolgozásával a szlip rögzítés ellenőrizhető, vagy elhagyható.

Tankolási adatok (szlip) rögzítése

 

A szlip a tankolás során, a benzinkút kasszájánál kapott bizonylat, amely tartalmazza a gépjármű rendszámát, a tankolás helyét, időpontot, tankoláskori km óra állást (mely a kasszánál bediktálandó) és a tankolt üzemanyag mennyiségét, árát.
A szlip a benzinkúton igénybevett egyéb szolgáltatásokat is tartalmazhat (gépkocsi mostatás, olaj és egyéb tartozék vásárlás).
A szlipen szereplő adatok rögzítésére karbantartó felületet biztosítunk.
Riasztás az utolsó ismert tankolási adat óta rendszerparaméterben meghatározott idő eltelte után tankolási adatok hiányára.

Parkolási díjak fogadása

 

Azok a parkolási társaságok, melyek elektronikus úton is tudják adni a kiállított számla

adatait, egy interfész (betöltő) programon keresztül betölthetők a SeaFleet rendszerbe.

A betöltött adatok szállítói (költség) számlaként kerülnek a rendszerbe.

Menetlevél kezelés

 

A menetlevél vezetése több célt szolgál:

• Papír dokumentum formájában, szigorú számadású bizonylatként dokumentálja a gépjármű megtett útvonalát (időpont, hely) és a gépjármű vezető személyét. Tehergépjármű esetén igazoltatáskor a rendőr részére is bemutathatónak kell lennie, különben szabálysértés történik.*
• Az üzemanyag vételezés bejegyzésével dokumentálható az időpont és a vételezett üzemanyag mennyisége.
• A fenti adatokból közvetetten kalkulálhatók a gépjármű fogyasztási adatai.

Gépjárművenként nyilvántartjuk, hogy az adott gépjárműhöz menetlevél vezetése kötelező vagy sem.
A karbantartó felületen manuálisan rögzített fejadatok (rendszám, gépjárművezető, dátum, nyitó km, záró km, stb.), illetve tétel adatok (indulási cím, indulás / érkezés időpontja, futott km, stb.) bekerülnek a nyilvántartásba, melyek lekérdezhetők, kiértékelhetők, riportolhatók.
Elektronikus menetlevél
Az elektronikus menetlevél kezelés célja, hogy a GPS készülékkel ellátott gépjárművek esetében megszüntessük a manuális menetlevél rögzítését, és a szükséges adatokat külön erre a célra kialakított interfészen keresztül töltsük be a SeaFleet rendszerbe. A beérkezett GPS pozíciókat egy erre a célra kifejlesztett rendszer gyűjti és felhasználói visszajelzések alapján útvonal szakaszokra bontja, majd a generált interfészt elküldi a SeaFleet rendszernek a menetlevelek automatikus előállításához.
Riasztás rendszerparaméterben meghatározott idő eltelte után menetlevél rögzítésének hiányára.

Útnyilvántartás (rögzített, vagy átvett)

 

Az útnyilvántartási adatok kétféle módon juttathatók a rendszerbe:

• manuális adatbevitellel

A program egy karbantartó felületet biztosít az útvonal adatok rögzítésére

(rendszám, gépjárművezető, indulási-érkezési adatok, km adatok, használat

jellege, költségviselő).

A program a bevitt adatok alapján a NAV által elfogadott útnyilvántartást generál

• interfész kapcsolattal

Amennyiben a gépjárműben van beépített GPS útvonal nyilvántartó, akkor a

szolgáltató által megadott struktúta alapján kifejlesztett interfészen keresztül az

útvonal adatok tetszőleges időzítéssel átvételre kerülnek a SeaFleet rendszerbe.

Az átvett útvonal adatok alapján a program a manuális adatbevitellel azonos útnyilvántartást generál.

GPS adatok alapján útnyilvántartás munkaszám vagy költséghely kiegészítéssel

 

Amennyiben a GPS szolgáltató által kezelt berendezés lehetőséget biztosít a gépjárművezetőnek

az útvonalhoz költségviselőt, vagy munkaszámot rendelni, akkor ez az adat is átvételre kerül.

Ha a GPS szolgáltató ezt az adatot nem tudja kezelni, akkor a SeaFleet program biztosít egy karbantartó

felületet az átvett adatokhoz való költségviselő vagy munkaszám hozzárendelésére.

Ez történhet tömegesen minden útvonal adathoz, de útvonalanként is.

Kulcsos autók kezelése engedélyezési folyamattal

 

A kulcsos gépjárművek nyilvántartása a flottanyilvántartó funkciókkal történik, a gépjármű használati jellege kódolja, hogy kulcsos jármű.
A kulcsos gépjárműre igényt lehet benyújtani, vagyis a le lehet foglalni. Az igénylést csak a megadott időszakban szabad (nem foglalt) gépjárműre lehet tenni.
Az igények, a kiadott gépjárművek és a gépjárművel kapcsolatos egyéb események (szerviz, használaton kívül) naptárba kerülnek bejegyzésre különböző színekkel.
Az igényeket le is lehet mondani, ebben az esetben a gépjármű foglaltsága megszűnik, felszabadul és új igényt lehet rá adni.
Az igény bekövetkezésekor a gépjármű kiadásra, a lejáratkor pedig visszavételre kerül.
Kulcsos gépjárművet a használati jellégének állításával ki lehet venni a rendszerből, de az elfoglalt státuszának (javítás alatt, használaton kívül) állításával átmenetileg foglalttá (nem igényelhetővé) lehet tenni.

Gépjármű átadás - átvétel dokumentálása

 

A gépjárművek nyilvántartásba vétele, illetve a nyilvántartásban történő változások jelentős része átadás – átvétellel történik. Ez lehet:

• Új gépjárművek átadása használatra
• Használt gépjárművek átadás – átvétele

Az átadás-átvétel tényét papír és elektronikus dokumentum formájában is tároljuk.
A papír alapú dokumentumot is a program készíti, a nyilvántartásban szereplő adatokkal töltve, majd a manuális kiegészítésekkel és az aláírás után a dokumentum visszacsatolható az átadás – átvételhez.
Az átadás-átvételi jegyzőkönyv mellett, az esetlegesen készült fényképeket, meghatalmazást, illetve tetszőleges dokumentum csatolására van lehetőség.
Az átadás – átvétel történhet elektronikus úton is.
Ebben az esetben az átadás – átvétel jegyzőkönyv azon adatai is elektronikus úton kerülnek kitöltésre, melyek nincsenek a gépjármű nyilvántartatásban és alapesetben manuális úton kerülnek kitöltésre az átadás átvételi jegyzőkönyvben.
A program a papír alapú jegyzőkönyvvel azonos felépítésű és tartalmú felületet biztosít a teljes jegyzőkönyv kitöltésére. A nyilvántartásban szereplő adatok automatikusan töltődnek a felületen, a hiányzók pedig elektronikus úton tölthetők a manuálisan úton megszokottak szerint.
Az átadás – átvételi jegyzőkönyv kitöltése után történik meg a jegyzőkönyv generálása, melynek megtörténte után a program automatikusan csatolja is az átadás - átvételi eseményhez, mely ezután már nem módosítható, csak nyomtatható.
A program lehetőséget biztosít arra, hogy a tableten készített eseményhez, azonnal lehessen fényképet is csatolni az átadás – átvétel tárgyát képező gépjárműről.

Társasági jármű magán célú használata

 

Társasági gépjármű magáncélú használatára a munkavállalóval kötött megállapodás alapján van lehetőség, amely szerint a magáncélú használat az elszámolás szempontjából kétféle lehet:

• a havi átalány költségtérítéses, vagy
• a futott km-ek alapján km-enkénti költség és üzemanyagköltség térítéses változat.

A magánhasználat térítésének két módja lehet:

• normával és APEH árral,
• a gépjármű tényleges adott havi üzemanyag átlagfogyasztása és a külföldi km-kel számított liter és az átlagos üzemanyag listaár alapján

Magán gépjárművek hivatali célú használata

 

A gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos költségek üzemanyagköltségből és fenntartási, javítási, felújítási költségekből állnak.
Az üzemanyag-felhasználás költségét az útnyilvántartásban szereplő üzleti (hivatalos) célból megtett kilométerek alapján a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normák figyelembevételével lehet elszámolni.
Az üzemanyag áraként a NAV által közzétett ár vehető figyelembe a költségelszámolás során.
A km költségtérítés (amortizáció) személygépjárművek esetén egységesen 9,- Ft/km.
A program felületet biztosít a rendszeres gépjármű használat esetén az útnyilvántartás vezetésére is. A kiküldetésről elegendő havi egy bizonylat kiállítása, de az adatokat utanként, tételesen kell rögzíteni.
A berögzített adatokból a megadott formanyomtatvány szerint a program legenerálja és kitölti a „Kiküldetési rendelvényt”, amely ezután nyomtatható.

GPS adatok alapján útnyilvántartás magánhasználat jelöléssel

 

Amennyiben a GPS szolgáltató által kezelt berendezés lehetőséget biztosít a gépjárművezetőnek

az útvonal használati jellegének (céges, magán, munkába járás) állítására (kapcsoló), akkor a

SeaFleet program ezt az adatot is átveszi és tárolja, mely ezek után lekérdezhető.

Felelős használói ablak (km óra állás bevitel, határidők kijelzése, bejelentések)

 

Jármű hibák és/vagy egyéb igények -pl. gumicsere- jelzése

 

A gépjármű nyilvántartó programhoz kapcsolódik egy SeaFleeWeb alkalmazás az ún.

„Ügyfélablak”. Ez egy szűkített funkcionalitást tartalmaz a felhasználók számára.

Ezen alkalmazáson keresztül nyílik lehetőség a gépjárművezetőknek többek között

a különböző bejelentések megtételére, melyet a SeaFleet rendszerben a flotta menedzser

kezel. A bejelentésre adott válasz a bejelentő számára elérhető az ügyfélablakban.

Ajánlatadás (standard árkalkuláció) támogatása

Az egyenletes árkalkuláció a teljes futamidőre azonos feltételeket biztosít.

• Az árkalkuláció karbantartó felületén lehetőség nyílik megadott séma alapján az árajánlathoz kapcsolódó információs adatok megadására:
  • Ajánlatadó adatai
  • Partner (bérlő) adatai
  • Gépjármű adatai
• Az árképzést meghatározó adatok rögzítésére
  • Ajánlati adatok (devizanem, futamidő, futásteljesítmény, induló díj)
  • Szolgáltatások adatai (üzembe helyezés, finanszírozás, adó, biztosítás)

A standard szolgáltatási séma beépített, de igény szerint tetszőleges számú elemmel bővíthető.

• Összesítő adatok áttekintésére
  • Ajánlatazonosító generálása
  • Ajánlati formanyomtatvány generálása választott template alapján.
• Számviteli marzs számítására

Az összeállított ajánlat mentése után előre összeállított template-ek alapján a következő dokumentumok generálhatók:

• ajánlati nyomtatvány tételenkénti értékekkel,
• ajánlati nyomtatvány csomagonkénti összegfokozatokkal tételenkénti szöveges magyarázattal (bérleti díj tartalmazza, vagy nem tartalmazza),
• ajánlatadó részletes nyomtatvány,
• számviteli marzs számítás (ennek feltétele, hogy a szolgáltatási tételek melletti korrekció a marzs értékét tartalmazza).

A vevőnek elkészített ajánlati verziók összehasonlításként egy táblázatban is megjeleníthetők.

Ajánlati önköltség számítás

 

Számviteli marzs számítás

 

Ha az árképzés során a bérleti díj összeállításakor a szolgáltatási sorokban megadható korrekció % a marzs %-ot jelenti, akkor egy megadott algoritmus szerint a program számolja a számviteli marzs értékét a gépjármű eladásával, illetve eladás nélkül.

Megrendelések kezelése ajánlatok alapján

 

A vevő által kiválasztott ajánlat alapján (konkrét gépjármű, vagy típus szerint), paraméteradatok (darabszám, csomag) megadása után a megadott template szerint a program legenerálja a megrendelés nyomtatványát. A legenerált megrendelő kiküldésre kerül az ajánlatkérőnek, aki elfogadás (aláírás) után visszaküldi az ajánlat adónak. Az aláírt megrendelő tényét a programban is rögzíteni kell a szerződéshez szükséges paraméteradatokkal együtt.

Szerződés generálás

 

A szerződéskötés folyamata:

• Megrendelés összeállítása az elkészített árajánlatokból,
• Megrendelő generálása kiválasztott template alapján,
• Megrendelés elfogadása, visszaigazolása,
• Keretszerződés és mellékleteinek generálása template-ek alapján,
• Szerződés részleteinek összeállítása (konkrét gépjármű kijelölése, átadása, szolgáltatás indítása),
• Gépjárműhöz kapcsolódó szerződések generálása (üzemeltetői, átadás – átvétel, vezetői átruházás, üzemanyag kártya átadás) template-ek alapján

Szállítói számla kezelés

 

A szállítói (költség) számlák kétféle módon juttathatók a rendszerbe:

• manuális adatbevitellel

A program egy karbantartó felületet biztosít a számla fej adatainak,

illetve a részletes tétel adatoknak a rögzítésére. A tétel adatok összegének

meg kell egyezni a fejben megadott számla végösszeggel.

• betöltéssel

Amennyiben a szállító, vagy szolgáltató, melyek elektronikus úton is tudják adni

a papíron kiállított számla adatait, egy interfész (betöltő) programon keresztül,

megadott fix struktúra alapján betölthetők a SeaFleet rendszerbe.

A felmerült költségek vagy részei az árkalkulációban megjelenített értékeknek és ezért kell szerepeltetni a költségelszámolásban, vagy pedig nem kalkuláltunk vele, akkor eseti rendkívüli költségként jelenik meg. Ebben az esetben vagy érvényesítjük a partner felé, vagy saját költség marad.

A rögzítetett tételek esetén megadható a továbbszámlázási opció is.

Célszerű a szállítót a partner törzsben, illetve a tételeket a cikktörzsben nyilvántartásba venni. A cikkeket a továbbszámlázás szerinti cikk – csoport – főcsoport bontásban kell megadni.

Továbbszámlázás

 

A funkció a flottakezelőnek kiszámlázott, majd manuálisan rögzített, vagy elektronikus úton átvett (betöltött) szállítói számlák bérlő felé történő továbbszámlázását kezeli.

Ezek lehetnek pl.:

• eseti szerviz számlák
• üzemanyag vásárlás számlarészletezőben történő kiszámlázása
• tetszőleges egyéb szállítói számla.

A program felületet biztosít a szállítói számla tételeinek továbbszámlázásra való kijelölésének kezelésére. A rögzítő személy dönthet a számlán szereplő tételek bérlő felé történő továbbszámlázásának módjáról:

• azonnali számlát készít a szállítói számla kijelölt tételeiről,
• a tételeket az időszaki bérleti díjjal együtt számlázza ki,
• nem számlázza tovább a bérlő felé

Vevői számla kezelés

 

Előlegbekérő - előlegszámla - végszámla

 

A megrendelés visszaigazolása után opcionálisan indítható az induló díj számlázás is pl. az alábbi folyamat szerint:

• Előlegbekérő levél

Az előlegbekérő levél feladata, hogy megadott formátum (template) szerint a szerződésszámra való hivatkozással, a gépjármű típusának megjelölésével az induló díj összegének bekérése. Az előlegbekérőre történő fizetést a programban is rögzíteni kell.

• Előlegszámla készítés

Az előleg számla az előleg bekérőre történi fizetési teljesítéssel kiállított számla, mely hivatkozik az induló díjra, mint előlegre, PÉNZÜGYI TELJESÍTÉST NEM IGÉNYEL! megjegyzéssel.

• Végszámla készítés

A ténylegesen üzem behelyezett rendszámú gépjármű indulódíjának feltüntetésével, az előlegszámlára való hivatkozással, illetve az alapján történő „minuszolásal”, majd a végösszeg számításával (normál esetben nulla) generált számla

Időszaki számlázandó adatok generálása, számlázása

 

A szerződés nyilvántartás alapján az időszakra vonatkozó aktuális szerződés adatokból, számlageneráláshoz szükséges, tételes, nyitott, kiszámlázandó adatok (bérleti díj) előállítása. Az időszaki számlázás történhet visszamenőlegesen, vagy előre is. A számlát a program a paraméter adatok (előreszámlázás, fizetési napok, devizanem) megadása után automatikusan generálja. Az időszaki számla részletezettsége a cikkszám – termék csoport – termék főcsoport összerendeléstől függ. Beállítás alapján a számla rendszámonként egy sort tartalmaz, úgymint tartósbérleti díj. A program lehetőséget biztosít termék csoportonkénti, vagy teljes részletezettségben elkészített számla generálására is.

Kétnyelvű számlagenerálás

 

A partnertörzsben (típus) és az ajánlati adatok (devizanem) között beállított értékektől függően generálja a program a számlákat.

• belföldi partner – HUF devizanem --- magyar nyelvű számla
• belföldi partner – nem HUF devizanem ---kétnyelvű számla

A számla formátuma ugyanaz, mint a magyar nyelvű számla esetén.

Export számlázás (idegen nyelvű)

 

Az, hogy a számla milyen nyelven készüljön a partner karbantartó felületen állítható. Idegen nyelvű számla külföldi partnernek készíthető a szintén a partneradatok között megadott nyelven. A számla formátuma ugyanaz, mint a magyar nyelvű számla esetén. A számlázás devizaneme az ajánlat készítés során kerül meghatározásra.

Szerződéstől független eseti számlázás

 

Érvényes szerződéshez nem fűzhető egyéb tetszőleges tételek kiszámlázása külön eseti számlán bármely a partnertörzsben szereplő partner számára. Célszerű a kiszámlázandó tételeket a cikktörzsben nyilvántartásba venni, cikk – csoport – főcsoport bontásban.

Gépjármű adó adatok

 

A riport táblázatos formában mutatja meg rendszámonként, a törvényi előírás szerint számolt Súlyadó és cégautóadó kiszámolt értékeit a kedvezmények feltüntetésével, az érvényességi időtartamra. Az adóévre szűrési feltétel adható meg.

Gépjármű felelős használói történet

 

A riport rendszámonként csoportosítva sorolja fel, hogy milyen időintervallumban (érvényesség kezdete és vége) ki volt a gépjármű felelős használója. A rendszámra szűrési feltétel adható meg.

Gépjármű adatok (teljes)

 

A riport táblázatos formában rendszámonként felsorolja a nyilvántartási rendszerben rögzített teljes gépjármű állomány néhány jellemző alapadatát. A rendszámra és a gépjármű típusára szűrési feltétel adható meg.

Gépjármű adatok (felelős használó)

 

A riport táblázatos formában adja meg a spagobi-ba belépett felhasználóhoz, mint felelős használóhoz rendelt gépjármű néhány jellemző alapadatát. A teljes lista (3-as számú riport) egy szelete.

Gépjármű negyedéves menetlevelei

 

A rendszám és a negyedév kiválasztása, mint paraméter adatok alapján a riport listázza a megadott feltételeknek megfelelő menetlevek jellemző adatait. Szűrési feltétel: rendszám és negyedév.

Gépjárműre felszerelt és hozzárendelt gumik

 

A riport rendszámonként csoportosítva adja meg a gépjárműn lévő (felszerelt) és a gépjárműhöz rendelt (leszerelt vagy foglalt) gumik és események jellemző adatait. A gumi típusra szűrési feltétel adható meg.

Gépjármű költségek

 

A rendszám kiválasztása után a riport tételesen felsorolja a gépjárműre felmerült költségeket a költségtípus (szerviz, káresemény, szabálysértés, üzemanyag, stb.) megjelölésével. A költségek eloszlását költség típusonként kördiagramban ábrázolja. Szűrési feltétel: rendszám.

Gépjárművenkénti költségek

 

A riport rendszámonként költségtípusokra összesítve jeleníti meg a felmerült összes költséget, majd összegzi a nyilvántartásban szereplő teljes gépjármű állományra. A mindösszesen felmerült költségeket, költség típusonként oszlop diagramban ábrázolja. A program lehetőséget biztosít az egyes gépjárművek költségeinek tételes elemzésére is. A rendszámra való kattintással lefúrást végez a költség elemekre (7-es számú riport)

Negyedév gépjármű használata

 

Az elemezni kívánt negyedév kiválasztása után rendszámonként jeleníti meg a program az egyes használati típusokra (belföldi hivatalos, belföldi magán, munkába járás, személyi használat, stb.) megtett futásteljesítményt (km). A nyilvántartásban szereplő teljes gépjármű állományra összesített futásteljesítmény a program használat típusonként oszlopdiagramban ábrázolja. A program lehetőséget biztosít az egyes gépjárművek futásteljesítményének tételes elemzésére is. A rendszámra való kattintással lefúrást végez a menetlevél elemekre (5-ös számú riport). Szűrési feltétel: rendszám.

Negyedéves gépjármű használata

 

A vizsgált év kiválasztása után a program negyedévenként felösszegzi a megtett km adatokat használat típusonként, a nyilvántartásban szereplő teljes gépjármű állományra. A negyedéves összesített futásteljesítményt a program használat típusonként, oszlopdiagramban is ábrázolja. A program lehetőséget biztosít a negyedévek futásteljesítményének gépjárművenkénti elemzésére is. A negyedévre való kattintással lefúrást végez a negyedéves gépjárművenkénti használati elemekre (9-es számú riport). Szűrési feltétel: év.

Szerviz események

 

A riport rendszámonként javítási típusokra (kötelező szerviz, káresemény szerviz és egyéb szerviz) bontva listázza ki a szerviz események jellemző adatait táblázatos formátumban. A rendszámra és a javítás jellegére szűrési feltétel adható meg.

Utolsó rögzített km óra állás

 

A riport rendszámonként tartalmazza az utolsó ismert km óra állást és dátumát, a forrást (menetlevél, km óra állás rögzítés, üa. számlarészletező) is megjelölve. A program megjelöli (piros) azokat a tételeket, amelyek túlhaladták a rendszerparaméterben előírt értéket (45 napnál régebbi km óra állás). A rendszámra szűrési feltétel adható meg.

Üzemeltető történet

 

A riport rendszámonként csoportosítva sorolja fel, hogy milyen időintervallumban (érvényesség kezdete és vége) ki volt a gépjármű üzemeltetője (bérlője). A rendszámra szűrési feltétel adható meg.

Szerződések

 

A riport rendszámonként tartalmazza az élő (aktív) tartósbérleti szerződések és a kapcsolódó szolgáltatások adatait táblázatos formátumban.

Várható futásteljesítmény

 

A program kiszámítja az aktív szerződésállomány gépjárműveire (rendszámonként) a várható futásteljesítményt a futamidő alatt és táblázatos formátumban megjeleníti a szerződés és a számított adatokat, megjelölve a várható túlfutás (piros), vagy alulfutás értékével. Várható futástelj. = Futott km * Várható futási napok száma / Futott napok száma.

CRM modul

 

Feladat menedzsment

 

A jármű értékesítési feladatok átláthatóvá tételén túl más szakmai területek számára is hatékony támogatást ad. Így nincs „elfelejtett” feladat, és „felülről” is látszik, kinek mikor mi a dolga.

Dokumentum menedzsment

 

Az iratok és dokumentumok jól kereshető, ugyanakkor védett tárolásának a praktikus eszköze.

Számlázás és folyószámla kezelés

 

Integrált működés esetén a Car dealer modul gépjármű értékesítés specifikus szerződésállománya alapján generálódnak le a számlák, de amennyiben van –a járműveken kívül- más értékesítési tevékenység is, annak a számlázása is történhet itt a folyószámla kezeléssel együtt. A gépjármű értékesítéshez kapcsolódó számla és folyószámla információk –a szükséges mértékben- az értékesítők számára a Car dealer felületeken is megjelennek, míg a számviteli munkatársak szintén a saját munkájukhoz szükséges felületeken dolgozhatnak a számukra fontos adatokkal.