Flottakezelés egyszerűen

Ma már minden cég élete elképzelhetetlen valamilyen gépjárműhasználat nélkül. Ahol személy, vagy áruszállítással foglalkoznak, ott ez teljesen kikerülhetetlen, de az ipari, vagy kereskedelmi tevékenység is lehetetlen gépjárművek használata nélkül. Az értékesítői, vagy szerviz jellegű munkák szintén igénylik a jármű használatot, és igen nagy számban láthatunk úgynevezett juttatás, más szóhasználattal státuszautó használatot, amikor adott beosztáshoz kvázi „jár” a céges autó. Gyakorlatilag szinte bármilyen termelő, vagy szolgáltatói munka igényli a járműhasználatot, nézzük hát meg, milyen flottakezelési megoldások léteznek a gyakorlatban, melyiknek mik az előnyei, hátrányai, és azt is, hogy lehet egy járműpark napi üzemeltetését a cég számára gazdaságosabbá tenni.

Nyugaton nagyon elterjedt, és nálunk is egyre népszerűbb a flottaszolgáltatók igénybevétele. Ők szinte mindent elintéznek, akár már a beszerzéstől kezdve. Komoly és jellemzően elég felkészült apparátusuk van a napi üzemeltetés támogatásra. Havi bérletbe építve intézik a biztosítástól a káresemény kezelésen át a szervizelést, tankolási eseményeket, csereautót adnak, ha szükséges, szóval a jármű üzemeltetéssel kapcsolatos napi feladatokat leveszik az ügyfeleik válláról. Ügyfél oldalon „boldogság van”, hiszen a költségek jól tervezhetők, az adminisztráció minimális. Persze, itt is maradnak ügyfél oldali feladatok, amikből talán kiemelhetőek a HR kérdések, hiszen adott esetben nem csak azt kell tudnia egy cégnek, hogy adott járműve üzemeltetése mekkora költséggel jár, hanem az is fontos lehet, hogy adott munkatársának mik a mobilitási költségei, melyik kolléga milyen hatékonysággal - pazarlóan, vagy költségérzékenyen - vezeti (használja) a rá bízott járművet. Ez az esetenként használati kvótákhoz is kötött presztízs autók esetében is jól látható, szállítójárművek, vagy munkagépek esetében pedig igencsak jelentős eltérések lehetnek. Van persze egy másik kihívás is, amikor a flottaszolgáltatók versenyeztetése miatt két, vagy akár több szolgáltatóval dolgozunk. Ilyenkor ezek kimutatásainak a konszolidálása szintén behoz plusz feladatokat. Egy, a flottaüzemeltetés összes aspektusában támogatást nyújtó szoftver ilyenkor az adminisztráció támogatásával, a folyamatok átláthatóvá tételével igen nagy segítség, ráadásul meglepően nagy költségmegtakarítást és kockázat csökkentést is lehetővé tesz.

Sok cég dönt úgy, hogy az átfogó flottaszolgáltatás helyett csak úgynevezett dealeri szolgáltatást vesz igénybe, vagy bérlet helyett saját beszerzésű járműveket, vagy azokat is üzemeltet. Ilyenkor - néhány 10 jármű fölött - már nagyon fontos egy, a beszerzéstől az üzemeltetésen át az eladásig terjedő teljes életút minden szempontból való lekövetése, menedzselése, gazdasági és műszaki szempontból egyaránt. Tapasztalatunk szerint ehhez a munkához a cégek igen jelentős része alkalmazza az Excel nevű csodafegyvert, amivel valóban igen jól lehet boldogulni egy szintig, de ha az ezzel kapcsolatos HR kockázat minimalizálása, és a költséghatékony járműüzemeltetés egyszerre cél, mindenképpen célszoftver támogatás szükséges, ami ~50 jármű fölött már egyértelműen racionális. Kevesebb autó esetén persze fölmerül a kérdés, érdemes-e pl. 30 autó miatt megtanulni egy ilyen szoftver használatát, és erre nem mindig „igen” a válasz. Hiába van jó szoftver, ha annak a használatát egy, a flottaüzemeltetéshez nem értő (esetleg gyakran változó) munkatársra bízzuk, vagy egy amúgy rátermett műszaki kollégát próbálunk egy precíz adminisztrációt is igénylő feladattal (is) megbízni. Szerencsére, ilyenkor is van megoldás, hiszen ez a feladat is kiszervezhető. A piacon szép számmal találhatók úgynevezett Fleeterek, akik flottakezelés műszaki, és adminisztratív feladatait is képesek ellátni. Mivel ez a szolgáltatás nekik alaptevékenységük, jellemzően mély flottaszakmai ismeretekkel rendelkeznek, illetve számukra teljesen ésszerű valamilyen professzionális flottamenedzsment támogató szoftver használata. Ilyenkor a flottatulajdonosnak nem feltétlenül kell sem szoftvert vásárolni, sem üzemeltetni, hanem - ahogy egy könyvelő cég is – a szolgáltató saját eszközökkel (is) képes ellátni a feladatát.

Ahogy látszik, a fleeteri tevékenységnek jármű darabszámtól függetlenül komoly realitása van, ami a gyakorlatban is visszaköszön. Látunk példákat kereskedelmi, húsipari, gyártói, de szoftver fejlesztői oldalon is, és a néhány autós flották mellett vannak kihelyezett kezelésben közel ezer! járművet számláló flották, hiszen kicsiben is, nagyban is gyakran gazdaságosabbá tehető a flottaüzemeltetés.

Miért jó egy kicsinek?

Vegyünk példának egy 8-10 autós, nagy értékű flottát. Nagy értékű, mert bár a cég KKV méretű, de rájöttek, hogy a core tevékenységükre kell koncentrálniuk, az hozza a pénzt A 10 autó kezelése (beszerzéstől szervizelésen, gumimenedzsmenten, mosatáson, …  át igényel némi szaktudást, a történések - később is elemezhető - adminisztrálása pedig egy céleszközt, és egy kapcsolódó tudást, no meg folyamatos rendelkezésreállást. Ezt egy ember ritkán tudja jó minőségben megoldani és hát a helyettesítésről is gondoskodni kell. Ennek megfelelően a munkát olyan cégbe szervezték ki, aki valamennyi szükséges tudással, és erőforrással rendelkezik. Hogy ezt folyamatosan, és jó színvonalon fenn tudja tartani, sok hasonló ügyfelet kiszolgál, azaz találkozott a piaci igény a piaci rést felismerő vállalkozóval. Tökéletes win-win helyzet.

Miért jó egy nagynak?

Ő ugyan már megtehetné, hogy a mondjuk 500+ (amúgy akár nagyrészt flottaszolgáltatótól bérelt) autója kezelésére beáldozzon néhány munkatársat, de nem akar az alaptevékenységétől teljesen idegen területtel bajlódni, nem akar fluktuációs problémákat a nyakába venni, inkább egy igényesen meghatározott szolgáltatási szintet elvárva mindezt kiszervezte. A feladatra specializálódott fleeter (ahogy egy ingatlan üzemeltető is) más cégeket is kiszolgálva átfogóan megoldja a flotta üzemeltetést. Mivel specializálódott, egyre hatékonyabban képes flottamenedzsment szolgáltatást adni, ideértve a kulcsosautó kezeléstől a jármű használattal kapcsolatos HR fókuszú elemzések biztosítását is. Miután az is lehetséges opció, hogy a szükséges támogató szoftvert a flotta tulajdonos (vagy ő is) birtokolja, a szolgáltató váltás is kisebb kockázat, illetve az újabb és újabb kimutatás igények kielégítése is kisebb problémát jelent.

Fleeter partnereink jelenleg is közel ezer gépjárművet kezelnek flottamenedzseri szolgáltatást biztosítva. Ha érdekli ez a szolgáltatás, keressen bennünket, összekötjük a megfelelő fleeterrel.

- Berkovich Gábor -