A formanyomtatvány lényege hogy az információt rögzítve tartalmazza. Microsoft Word vagy Excel segítségével megszerkesztjük a SeaFleet program által kezelni kívánt nyomtatványt (pl. szerződés ajánlat átadás – átvételi jkv. stb.). A flottanyilvántartásban kezelt illetve adatbázisban tárolt adatok helyei üresen maradnak. A megszerkesztett dokumentumból template-et készítünk. A template a megszerkesztett dokumentum üresen hagyott (adatbázisból töltendő) helyeinek „TAG” kódokkal való megjelölése.